Via payroll mag je in principe net zo lang werken als via een gewoon dienstverband. De duur van een payrollcontract is niet wettelijk beperkt, maar de regels rondom tijdelijke contracten en de ketenregeling gelden ook hier. Dat betekent dat een medewerker na maximaal drie tijdelijke contracten binnen drie jaar recht krijgt op een vast contract. Payrolling verandert niets aan die wettelijke bescherming.
Onduidelijkheid over contractduur kost je als werkgever meer dan je denkt
Veel werkgevers gaan ervan uit dat een payrollconstructie automatisch meer flexibiliteit biedt als het om contractduur gaat. Dat klopt niet. De ketenregeling geldt gewoon, en als je daar onbewust overheen gaat, riskeer je een vast dienstverband terwijl je dat niet had voorzien. Dat kan leiden tot onverwachte ontslagkosten en juridische complicaties. De oplossing is eenvoudig: zorg dat je van tevoren weet welke contracten een medewerker al heeft gehad en plan de contractmomenten bewust. Een goede payrolldienst houdt dat voor je bij.
Werkgeversrisico’s negeren terwijl je via payroll werkt, blokkeert de voordelen ervan
Payrolling biedt echte voordelen op het gebied van risicospreiding, maar alleen als je de constructie goed begrijpt. Werkgevers die denken dat ze via payroll volledig gevrijwaard zijn van alle verplichtingen, komen bedrogen uit. De payrollorganisatie is formeel werkgever, maar de rechten van de medewerker blijven volledig van kracht. Denk aan recht op gelijk loon, pensioenopbouw en bescherming bij ziekte. Begrijp je die rechten niet goed, dan profiteer je niet optimaal van de constructie en loop je alsnog risico. Verdiep je in de rechten van payrollmedewerkers voordat je een constructie opzet.
Wat is payrolling en hoe werkt het?
Payrolling is een constructie waarbij een externe payrollorganisatie formeel werkgever is van een medewerker, terwijl de opdrachtgever de dagelijkse leiding behoudt. De payrollorganisatie regelt alle administratieve en juridische verplichtingen: salarisuitbetaling, contractbeheer, pensioenafdrachten en verzuimmanagement.
In de praktijk werkt het zo: een ondernemer vindt zelf een medewerker, sluit een overeenkomst met een payrollbedrijf en de medewerker treedt formeel in dienst bij dat payrollbedrijf. De ondernemer geeft dagelijks leiding, maar draagt de werkgeversverplichtingen over. Dat scheelt aanzienlijk in administratieve lasten en risico’s rondom ziekte en ontslag.
Payrolling verschilt van uitzenden doordat de opdrachtgever zelf de medewerker selecteert. Bij uitzenden doet het uitzendbureau de werving. Bij payroll draag je als opdrachtgever de medewerker zelf aan, waarna de payrollorganisatie het formele werkgeverschap overneemt.
Hoe lang mag je via payroll werken?
Er is geen wettelijke maximumduur voor werken via payroll. Wat wel geldt, is de ketenregeling: maximaal drie opeenvolgende tijdelijke contracten binnen drie jaar. Daarna heeft de medewerker recht op een vast contract. Dit geldt ook bij payrollconstructies.
De ketenregeling telt alle tijdelijke contracten mee, ongeacht of ze via payroll of in eigen dienst zijn afgesloten. Heeft een medewerker eerder twee tijdelijke contracten bij jou gehad en sluit je nu via payroll een derde, dan geldt bij een volgend contract de verplichting tot een vast dienstverband.
Wil je een medewerker voor onbepaalde tijd via payroll laten werken? Dat kan. Een payrollcontract voor onbepaalde tijd is gewoon mogelijk. In dat geval geldt geen einddatum en werkt de medewerker structureel via de payrollorganisatie als formeel werkgever.
Wat zijn de rechten van een payrollmedewerker?
Een payrollmedewerker heeft dezelfde rechten als een medewerker in gewone dienst. Dat is wettelijk vastgelegd. Denk aan recht op hetzelfde loon als collega’s in gelijkwaardige functies, pensioenopbouw, vakantiedagen, vakantiegeld en bescherming bij ziekte.
Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 is het recht op gelijke arbeidsvoorwaarden voor payrollmedewerkers wettelijk verankerd. Ze hebben recht op dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als medewerkers die direct in dienst zijn bij de opdrachtgever. Dat omvat ook toegang tot bedrijfsfaciliteiten en gelijke behandeling bij doorgroeimogelijkheden.
Op het gebied van pensioen geldt een specifieke verplichting: payrollmedewerkers moeten worden aangemeld bij een adequaat pensioenfonds. Payrollorganisaties zijn verantwoordelijk voor die aansluiting en afdracht.
Wat is het verschil tussen payroll en een gewoon dienstverband?
Het grootste verschil is wie formeel werkgever is. Bij een gewoon dienstverband is de ondernemer zelf de werkgever en draagt die alle bijbehorende verplichtingen. Bij payroll neemt een externe payrollorganisatie het formele werkgeverschap over, terwijl de ondernemer de dagelijkse leiding behoudt.
In de praktijk betekent dat: de payrollorganisatie betaalt het salaris, regelt de contracten, draagt pensioenpremies af en is verantwoordelijk bij ziekte of ontslag. De opdrachtgever bepaalt wat de medewerker doet en hoe het werk wordt uitgevoerd.
Qua arbeidsrechten is er geen verschil. Een payrollmedewerker heeft dezelfde wettelijke bescherming als iemand in gewone dienst. Het verschil zit in wie de administratieve en juridische verantwoordelijkheid draagt, niet in de rechtspositie van de medewerker.
Wanneer loopt een payrollcontract automatisch af?
Een tijdelijk payrollcontract loopt automatisch af op de einddatum die in het contract staat. Er is geen opzegging nodig. Wel geldt een aanzegtermijn van minimaal één maand voor contracten van zes maanden of langer: de werkgever moet tijdig laten weten of het contract wordt verlengd of niet.
Wordt de aanzegtermijn niet nageleefd, dan heeft de medewerker recht op een vergoeding ter hoogte van maximaal één maandsalaris. Dit geldt ook bij payrollconstructies, omdat de payrollorganisatie formeel werkgever is en dus verantwoordelijk voor deze verplichting.
Loopt een tijdelijk contract af en wordt het stilzwijgend voortgezet, dan geldt het als verlengd onder dezelfde voorwaarden. Daarna telt het als een nieuw tijdelijk contract binnen de ketenregeling. Het is dus belangrijk om contractmomenten actief te bewaken en niet te laten verlopen zonder bewuste beslissing.
Is payrolling duurder dan personeel in eigen dienst?
Nee, payrolling is niet per definitie duurder dan personeel in eigen dienst. Dankzij de WAB is het kostenniveau vergelijkbaar. Bovendien bespaar je op accountants- en administratiekosten, omdat de payrollorganisatie de volledige salarisadministratie en het contractbeheer overneemt.
De totale kostenafweging gaat verder dan alleen het brutoloon. Bij personeel in eigen dienst komen daar kosten bij voor salarisadministratie, juridisch advies bij ontslag, verzuimbegeleiding en mogelijke loondoorbetalingsverplichtingen bij ziekte. Die kosten neemt een payrollorganisatie over, vaak tegen een transparante all-in vergoeding.
Voor kleine en middelgrote bedrijven is payrolling vaak juist kostenefficiënter, omdat zij zelf niet de schaalgrootte hebben om al die taken intern professioneel te organiseren. De besparing zit niet alleen in geld, maar ook in tijd en juridische zekerheid.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met payrolling
Wij nemen bij Payroll-Online.nl het volledige werkgeverschap over, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Of je nu een ondernemer bent die werkgeversrisico’s wil vermijden, of een intermediair die per 1 januari 2026 voldoet aan de verplichtingen van de Wet WTTA, wij bieden een complete oplossing. Wat we voor je regelen:
- Volledige salarisadministratie en tijdige uitbetaling
- Contractbeheer inclusief bewaking van de ketenregeling
- Pensioenafdrachten en naleving van gelijke arbeidsvoorwaarden
- Verzuimmanagement en loondoorbetalingsrisico’s
- Realtime inzicht via de E-uur App
- Zekerheid door NBBU-aansluiting, NEN-4400, SNA- en VCA-certificering
Wil je weten wat payrolling voor jouw situatie kost en oplevert? Vraag direct een offerte aan en wij denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Kan ik als werkgever zelf bepalen wie ik via payroll wil laten werken?
Ja, dat is juist één van de kernkenmerken van payrolling. Je selecteert en werft de medewerker zelf, en draagt hem of haar daarna aan bij de payrollorganisatie. Dit onderscheidt payrolling van uitzenden, waarbij het uitzendbureau de werving verzorgt. Jij behoudt volledige zeggenschap over wie er bij jou werkt en hoe het werk wordt uitgevoerd.
Wat gebeurt er als een payrollmedewerker ziek wordt?
Bij ziekte van een payrollmedewerker is de payrollorganisatie als formeel werkgever verantwoordelijk voor de loondoorbetalingsverplichting. Dit is een van de grootste praktische voordelen van payrolling: jij als opdrachtgever draagt dit financiële risico niet zelf. De payrollorganisatie regelt ook de verzuimbegeleiding en de contacten met de arbodienst, zodat jij je kunt richten op de continuïteit van je bedrijfsvoering.
Hoe weet ik of een payrollorganisatie betrouwbaar en gecertificeerd is?
Let bij het kiezen van een payrollorganisatie op erkende certificeringen zoals NEN-4400, SNA-certificering en NBBU-aansluiting. Deze keurmerken geven aan dat de organisatie voldoet aan strenge eisen op het gebied van salarisadministratie, fiscale afdrachten en naleving van wet- en regelgeving. Een gecertificeerde partij beschermt je ook tegen risico's zoals inlenersaansprakelijkheid, waarbij je als opdrachtgever mede verantwoordelijk kunt worden gehouden voor fouten in de afdrachten.
Kan ik een medewerker die al bij mij in dienst is, overzetten naar payroll?
Dat is in principe mogelijk, maar vraagt om zorgvuldige voorbereiding. De medewerker moet instemmen met de overstap, omdat er formeel een nieuwe arbeidsrelatie ontstaat met de payrollorganisatie. Belangrijk is dat de arbeidsvoorwaarden minimaal gelijkwaardig blijven aan de huidige situatie. Laat je juridisch adviseren over de juiste manier van omzetting om discussies achteraf te voorkomen.
Wat verandert er voor mij als opdrachtgever door de Wet WTTA per 1 januari 2026?
De Wet Toelating Terbeschikkingstelling van Arbeidskrachten (WTTA) verplicht payroll- en uitzendbureaus vanaf 1 januari 2026 om een officiële toelating te hebben. Als opdrachtgever mag je dan alleen nog samenwerken met toegelaten organisaties. Doe je dat niet, dan riskeer je boetes en aansprakelijkheid. Controleer dus tijdig of jouw huidige of toekomstige payrollpartner aan de toelatingseisen voldoet en een actieve toelating heeft.
Hoe wordt de ketenregeling bijgehouden als een medewerker eerder bij mij in loondienst heeft gewerkt?
De ketenregeling telt alle opeenvolgende tijdelijke contracten mee, ongeacht of die via payroll of in eigen dienst zijn afgesloten, zolang de tussenpauze niet langer dan zes maanden is. Heeft een medewerker dus al twee tijdelijke contracten bij jou gehad voordat je overschakelt naar payroll, dan telt een volgend payrollcontract als het derde en laatste tijdelijke contract. Een goede payrollorganisatie bewaakt deze keten actief voor je en signaleert op tijd wanneer een vast contract verplicht wordt.
Is payrolling ook geschikt voor kleine bedrijven met slechts één of twee medewerkers?
Zeker. Payrolling is juist voor kleine bedrijven vaak een slimme keuze, omdat zij doorgaans niet de capaciteit hebben om salarisadministratie, contractbeheer en verzuimmanagement zelf professioneel te organiseren. Met payrolling heb je direct toegang tot volledige werkgeversondersteuning zonder dat je daar een eigen HR-afdeling voor nodig hebt. De kosten zijn transparant en staan in verhouding tot de tijdsbesparing en juridische zekerheid die je ervoor terugkrijgt.
