Vakantiegeld berekenen is voor veel werkgevers een terugkerende vraag. Het gaat om een wettelijk verplichte toeslag bovenop het brutoloon, bedoeld om medewerkers financiële ruimte te geven tijdens hun vakantie. Hoe je dat bedrag correct berekent, wanneer je het uitbetaalt en wie daarvoor verantwoordelijk is, hangt af van een aantal factoren. In dit artikel vind je op al die vragen een direct antwoord. Wil je alvast weten wat wij voor jouw personeelsdiensten en loonadministratie kunnen betekenen? Lees dan verder.
Een fout in de vakantiegeldberekening kost je meer dan je denkt
Een te laag berekend vakantiegeld lijkt een kleine rekenfout, maar de gevolgen kunnen flink oplopen. Medewerkers hebben wettelijk recht op het juiste bedrag, en een fout betekent dat je alsnog moet nabetalen, soms met rente of bij een arbeidsconflict zelfs met juridische kosten. Bovendien ondermijnt het het vertrouwen van je medewerkers. De oplossing is een gestructureerde loonadministratie waarbij vakantiegeld automatisch wordt opgebouwd per loonperiode, zodat er aan het einde van het jaar geen verrassingen zijn.
Onduidelijkheid over vakantiegeld bij flexibele medewerkers houdt je groei tegen
Veel werkgevers weten wel hoe vakantiegeld werkt voor vaste medewerkers, maar zodra er flexkrachten, oproepkrachten of parttimers in beeld komen, ontstaat er twijfel. Die twijfel leidt tot fouten in de berekening of tot uitbetalingen die niet kloppen met de gewerkte uren. Dat is niet alleen een administratief probleem, het is ook een risico bij een looncontrole. De concrete stap die je hier zet: zorg dat je loonadministratie per medewerker bijhoudt hoeveel er daadwerkelijk is verdiend, zodat het vakantiegeldpercentage altijd op de juiste grondslag wordt toegepast.
Wat is vakantiegeld en hoe wordt het opgebouwd?
Vakantiegeld is een wettelijk verplichte toeslag van minimaal 8% over het brutoloon van een medewerker. Het wordt maandelijks opgebouwd over het verdiende loon en doorgaans eenmaal per jaar uitbetaald. De opbouw vindt plaats over een vakantiejaar, dat loopt van 1 juni tot en met 31 mei van het daaropvolgende jaar.
De wettelijke basis voor vakantiegeld staat in artikel 7:639 van het Burgerlijk Wetboek. Elke werknemer in Nederland heeft er recht op, ongeacht het type contract. Of iemand nu in vaste dienst is, een tijdelijk contract heeft of als oproepkracht werkt, de aanspraak op vakantiegeld bestaat altijd.
Sommige cao’s schrijven een hoger percentage voor dan de wettelijke 8%. Het is dus altijd verstandig om de toepasselijke cao te raadplegen voordat je de opbouw vastlegt in je loonadministratie.
Hoe bereken je vakantiegeld over het brutoloon?
Je berekent vakantiegeld door het totale brutoloon over het opbouwjaar te vermenigvuldigen met minimaal 8%. Als een medewerker in een jaar een brutoloon van 30.000 euro heeft verdiend, bedraagt het vakantiegeld minimaal 2.400 euro. De berekening is altijd gebaseerd op het daadwerkelijk verdiende loon, niet op een geschat of gemiddeld bedrag.
Tot het brutoloon waarover vakantiegeld wordt berekend, behoren in principe alle vaste looncomponenten: het basissalaris, vaste toeslagen en overwerkvergoedingen die structureel worden betaald. Eenmalige uitkeringen of onkostenvergoedingen tellen doorgaans niet mee.
Praktisch gezien bouw je het vakantiegeld maandelijks op. Je reserveert elke maand 8% van het bruto maandloon, zodat het bedrag aan het einde van het vakantiejaar beschikbaar is voor uitbetaling. Dit maakt de berekening overzichtelijk en voorkomt dat je aan het einde van het jaar voor een onverwacht grote post staat.
Wanneer wordt vakantiegeld uitbetaald?
Vakantiegeld wordt in de meeste gevallen uitbetaald in mei, samen met het loon over die maand. Dat is het standaardmoment dat in veel cao’s en arbeidsovereenkomsten is vastgelegd. De uitbetaling dekt de opbouwperiode van 1 juni van het voorgaande jaar tot en met 31 mei van het lopende jaar.
Afwijken van dit moment is mogelijk, maar dat moet dan schriftelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of de toepasselijke cao. Sommige sectoren kiezen er bijvoorbeeld voor om vakantiegeld per kwartaal of bij het einde van de dienstbetrekking uit te betalen.
Wanneer een medewerker uit dienst treedt voor de reguliere uitbetalingsdatum, heeft hij of zij recht op uitbetaling van het opgebouwde vakantiegeld op het moment van uitdiensttreding. Dit bedrag moet worden meegenomen in de eindafrekening.
Wat is het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen?
Vakantiegeld is een financiële toeslag van minimaal 8% over het brutoloon. Vakantiedagen zijn de wettelijke vrije dagen die een medewerker heeft, minimaal vier keer de overeengekomen werkweek per jaar. Het zijn twee aparte rechten die los van elkaar staan en ook apart worden bijgehouden in de loonadministratie.
Een medewerker kan vakantiedagen opnemen zonder dat dit direct invloed heeft op het vakantiegeld, en andersom. Het vakantiegeld wordt berekend over het verdiende loon, niet over het aantal opgenomen vakantiedagen. Wel geldt dat tijdens een opgenomen vakantiedag het normale loon wordt doorbetaald, wat op zijn beurt weer de grondslag vormt voor de vakantiegeldberekening.
In de praktijk zien werkgevers deze twee begrippen soms door elkaar lopen, maar het bijhouden ervan vraagt om twee afzonderlijke registraties: één voor de financiële opbouw van vakantiegeld en één voor het saldo aan vakantiedagen.
Hoe werkt vakantiegeld bij parttime en flexibele medewerkers?
Voor parttime en flexibele medewerkers geldt precies hetzelfde percentage als voor voltijdse medewerkers: minimaal 8% over het brutoloon. Het enige verschil zit in de grondslag. Omdat parttime medewerkers minder verdienen, is het absolute bedrag lager, maar het percentage blijft gelijk.
Bij oproepkrachten en medewerkers met een nuluren of min maxcontract is de grondslag variabel. De opbouw vindt dan plaats over het daadwerkelijk uitbetaalde loon per loonperiode. Het is belangrijk dat je loonadministratie dit per periode bijhoudt, zodat de totale opbouw aan het einde van het vakantiejaar correct is.
Voor uitzendkrachten en payrollmedewerkers gelden soms afwijkende regelingen die in de uitzend cao of payroll cao zijn vastgelegd. Die cao’s kunnen afwijken van de standaard 8% of een andere uitbetalingssystematiek voorschrijven. Controleer altijd welke cao van toepassing is voordat je de berekening maakt.
Wie is verantwoordelijk voor het berekenen en afdragen van vakantiegeld?
De formele werkgever is verantwoordelijk voor het correct berekenen, reserveren en uitbetalen van vakantiegeld. Bij payrolling ligt die verantwoordelijkheid bij de payrollorganisatie, die juridisch werkgever is. De opdrachtgever behoudt de dagelijkse leiding over de medewerker, maar de payrollorganisatie draagt zorg voor de volledige loonadministratie.
Dit onderscheid is in de praktijk belangrijk. Als je als ondernemer medewerkers in eigen dienst hebt, ben jij verantwoordelijk voor een correcte berekening en tijdige uitbetaling. Gaat er iets mis, dan is dat jouw aansprakelijkheid. Bij payrolling loop je dat risico niet, omdat de payrollorganisatie de werkgeversverplichtingen volledig overneemt.
Voor intermediairs en recruiters speelt hier ook de Wet WTTA een rol. Per 1 januari 2026 zijn arbeidsbemiddelaars verplicht een vergunning te hebben om personeel te mogen verlonen. Wie niet zelf wil verlonen, kan de verantwoordelijkheid voor vakantiegeld, contractbeheer en pensioenafdrachten volledig onderbrengen bij een gecertificeerde payrollpartner.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met vakantiegeld en loonadministratie
Wij nemen de volledige loonadministratie uit handen, inclusief de correcte berekening en uitbetaling van vakantiegeld voor al jouw medewerkers. Of het nu gaat om vaste krachten, parttimers of flexibele medewerkers, wij zorgen dat alles klopt en op tijd wordt verwerkt. Dit is wat wij voor je regelen:
- Maandelijkse opbouw en reservering van vakantiegeld per medewerker
- Correcte toepassing van de geldende cao, inclusief eventuele hogere percentages
- Tijdige uitbetaling in mei of op het moment van uitdiensttreding
- Realtime inzicht via de E-uur App, zodat je altijd weet waar je staat
- Volledige ontzorging bij werkgeversrisico’s zoals ziekteverzuim en ontslagvergoedingen
Als NBBU-aangesloten, NEN-4400-, SNA- en VCA-gecertificeerde organisatie garanderen wij maximale compliance. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vraag dan een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe eenvoudig het regelen van je personeelszaken kan zijn.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik vakantiegeld te laat uitbetaal?
Als je vakantiegeld niet op tijd uitbetaalt, kan een medewerker aanspraak maken op wettelijke rente en in sommige gevallen op een wettelijke verhoging van maximaal 50% over het achterstallige bedrag. Bovendien loop je het risico op een arbeidsconflict of een klacht bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Zorg daarom dat je loonadministratie zo is ingericht dat vakantiegeld automatisch wordt opgebouwd en tijdig wordt uitgekeerd, bij voorkeur uiterlijk in mei.
Telt een bonus of dertiende maand mee in de grondslag voor vakantiegeld?
Of een bonus of dertiende maand meetelt in de grondslag voor vakantiegeld hangt af van de aard van de uitkering en wat er in de cao of arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Vaste, structurele looncomponenten tellen in principe mee, maar eenmalige of discretionaire bonussen worden doorgaans uitgesloten. Raadpleeg altijd de toepasselijke cao en leg afwijkingen schriftelijk vast om discussies achteraf te voorkomen.
Hoe ga ik om met vakantiegeld als een medewerker langdurig ziek is?
Een medewerker die langdurig ziek is, bouwt gewoon vakantiegeld op over het doorbetaalde loon tijdens de ziekte. Het vakantiegeld wordt berekend over het loon dat daadwerkelijk is uitbetaald, ook al werkt de medewerker niet. Dit betekent dat ziekte geen reden is om de vakantiegeldopbouw te stoppen of te verlagen; de wettelijke verplichting blijft onverminderd van kracht.
Kan ik vakantiegeld maandelijks uitbetalen in plaats van eenmaal per jaar?
Ja, maandelijkse uitbetaling van vakantiegeld is mogelijk, maar dit moet dan expliciet zijn overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of cao. Let er wel op dat sommige cao's dit verbieden of aan specifieke voorwaarden verbinden. Maandelijkse uitbetaling kan administratief eenvoudiger zijn voor flexibele medewerkers, maar vraagt wel om een duidelijke vermelding op de loonstrook zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wat de medewerker heeft ontvangen.
Wat moet ik regelen als ik voor het eerst medewerkers in dienst neem en vakantiegeld correct wil verwerken?
Begin met het inrichten van een gestructureerde loonadministratie waarbij vakantiegeld per loonperiode automatisch wordt opgebouwd en gereserveerd. Controleer vervolgens welke cao op jouw sector van toepassing is, omdat die een hoger percentage dan de wettelijke 8% kan voorschrijven. Als je de administratieve last wilt minimaliseren en zeker wilt zijn van volledige compliance, is uitbesteden aan een gecertificeerde payrollpartner zoals Payroll-Online.nl een directe en risicovrije oplossing.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij de berekening van vakantiegeld?
De meest voorkomende fouten zijn: vakantiegeld berekenen over een onjuiste grondslag (bijvoorbeeld exclusief vaste toeslagen), een verkeerd percentage hanteren doordat de cao niet is geraadpleegd, en het vergeten van vakantiegeldopbouw bij flexibele of oproepkrachten. Ook wordt het opgebouwde vakantiegeld bij uitdiensttreding regelmatig over het hoofd gezien in de eindafrekening. Een geautomatiseerde loonadministratie die per medewerker en per loonperiode bijhoudt, voorkomt de meeste van deze fouten.
Wat verandert er voor mijn vakantiegeldadministratie door de Wet WTTA per 1 januari 2026?
De Wet WTTA verplicht arbeidsbemiddelaars per 1 januari 2026 om een vergunning te hebben als zij personeel willen verlonen. Als intermediair of recruiter die nu zelf vakantiegeld berekent en uitbetaalt, moet je dus tijdig actie ondernemen: ofwel een vergunning aanvragen, ofwel de verloning en bijbehorende werkgeversverplichtingen onderbrengen bij een gecertificeerde payrollpartner. Wacht hier niet te lang mee, want het aanvraagproces voor een vergunning kost tijd en de deadline nadert snel.
