Bij payroll neemt de payrollorganisatie het formele werkgeverschap over van de opdrachtgever. Dat heeft directe gevolgen voor hoe ziekteverzuim geregeld is. De payrollorganisatie draagt de juridische verantwoordelijkheid, terwijl de opdrachtgever de dagelijkse leiding houdt. Wil je weten hoe dat in de praktijk werkt en wat het voor jou betekent? Bekijk dan eerst onze payrolldiensten voor een volledig overzicht.
Onzekerheid over ziekterisico’s kost je meer dan je denkt
Veel werkgevers onderschatten wat ziekteverzuim hen daadwerkelijk kost. Het gaat niet alleen om het doorbetalen van loon, maar ook om de re-integratiekosten, mogelijke juridische procedures en de tijd die je kwijt bent aan begeleiding en administratie. Als formeel werkgever ben jij verantwoordelijk voor al die kosten, tenzij je het werkgeverschap hebt uitbesteed. Door over te stappen op payroll leg je dat financiële risico neer bij de payrollorganisatie, die dit risico professioneel beheert en afdekt.
Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden vertraagt re-integratie
Wie is er verantwoordelijk voor de zieke werknemer? Wie schakelt de bedrijfsarts in? Wie bewaakt de re-integratiedossiers? Als die rolverdeling niet helder is, raken dossiers vertraagd en loop je het risico op een loonsanctie van het UWV. Bij payroll zijn de verantwoordelijkheden contractueel vastgelegd: de payrollorganisatie neemt de formele verplichtingen op zich. Zorg dat je bij de start van een payrollsamenwerking precies weet welke taken bij wie liggen, zodat je bij ziekte direct weet hoe te handelen.
Wat is ziekteverzuim bij payroll en hoe werkt het?
Ziekteverzuim bij payroll werkt anders dan bij een regulier dienstverband. De payrollorganisatie is de formele werkgever en draagt daarmee de juridische en financiële verantwoordelijkheid voor de zieke werknemer. De opdrachtgever blijft de dagelijkse leiding voeren, maar is niet de werkgever in juridische zin.
Bij een gewone arbeidsovereenkomst ben jij als werkgever verantwoordelijk voor loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. Bij payroll verschuift die verantwoordelijkheid naar de payrollorganisatie. Zij is verplicht het loon door te betalen, de Wet verbetering poortwachter na te leven en de re-integratie te coördineren.
Dit betekent dat de payrollorganisatie ook het financiële risico van langdurig ziekteverzuim draagt. Voor opdrachtgevers is dit een van de grootste voordelen van payrolling: je bent gevrijwaard van de kosten en risico’s die bij ziekte van een werknemer komen kijken.
Wie is verantwoordelijk voor de zieke werknemer bij payroll?
De payrollorganisatie is formeel verantwoordelijk voor de zieke werknemer. Zij is de juridische werkgever en moet voldoen aan alle wettelijke verplichtingen rondom ziekteverzuim, waaronder loondoorbetaling en re-integratie. De opdrachtgever speelt een ondersteunende rol in de begeleiding op de werkvloer.
In de praktijk werkt dit als een gedeelde verantwoordelijkheid. De payrollorganisatie regelt de formele kant: zij meldt de werknemer ziek bij de arbodienst, bewaakt de re-integratiedossiers en zorgt dat de Wet verbetering poortwachter wordt nageleefd. De opdrachtgever zorgt voor passende werkzaamheden en ondersteunt de werknemer op de werkvloer.
Goede communicatie tussen opdrachtgever en payrollorganisatie is essentieel. Zorg dat je weet wie het eerste aanspreekpunt is bij ziekte, hoe de ziekmelding verloopt en welke informatie jij als opdrachtgever moet aanleveren.
Wat zijn de financiële gevolgen van ziekte bij payroll?
De financiële gevolgen van ziekte liggen bij payroll primair bij de payrollorganisatie. Zij is verplicht het loon door te betalen gedurende de eerste twee jaar van ziekte. Opdrachtgevers zijn niet direct aansprakelijk voor deze kosten, al kan langdurig verzuim indirect invloed hebben op de tarieven.
De twee jaar loondoorbetaling bij ziekte is een aanzienlijk risico voor werkgevers. Bij payroll is dat risico overgedragen. De payrollorganisatie dekt dit af, vaak via een verzekering of via eigen risicodragerschap. Dat scheelt jou als opdrachtgever niet alleen geld, maar ook de bijbehorende administratieve last.
Let wel: als de werknemer niet of onvoldoende meewerkt aan re-integratie, en de payrollorganisatie kan aantonen dat de opdrachtgever daarin tekortgeschoten is, kunnen er alsnog consequenties zijn. Het is dus verstandig om ook als opdrachtgever actief betrokken te blijven bij de begeleiding van de zieke werknemer.
Hoe verloopt de ziekmelding bij een payrollconstructie?
Bij een payrollconstructie meldt de opdrachtgever de zieke werknemer zo snel mogelijk bij de payrollorganisatie. De payrollorganisatie neemt vervolgens de formele stappen over: zij meldt de werknemer ziek bij de arbodienst en start het verzuimproces op.
De stappen bij een ziekmelding zien er doorgaans als volgt uit:
- De werknemer meldt zich ziek bij de opdrachtgever.
- De opdrachtgever geeft de ziekmelding direct door aan de payrollorganisatie.
- De payrollorganisatie registreert de ziekmelding en schakelt de arbodienst in.
- De arbodienst plant een probleemanalyse en stelt een plan van aanpak op.
- De payrollorganisatie bewaakt de voortgang en rapporteert aan de opdrachtgever.
Snelheid is hier belangrijk. Hoe eerder de ziekmelding bij de payrollorganisatie binnenkomt, hoe eerder de juiste begeleiding kan starten. Vertraging in de melding kan leiden tot problemen in het re-integratiedossier en zelfs tot een loonsanctie.
Wat zijn de re-integratieverplichtingen bij payroll?
Bij payroll is de payrollorganisatie als formeel werkgever verantwoordelijk voor de re-integratieverplichtingen vanuit de Wet verbetering poortwachter. Dat betekent dat zij de regie voert over het re-integratieproces, inclusief het opstellen van een plan van aanpak en de contacten met het UWV.
De Wet verbetering poortwachter legt werkgevers een reeks verplichtingen op: een probleemanalyse in de zesde week, een plan van aanpak, regelmatige evaluaties en een re-integratieverslag na twee jaar. Al deze stappen liggen bij payroll bij de payrollorganisatie.
De opdrachtgever heeft echter ook een verantwoordelijkheid: het faciliteren van passend werk. Als de werknemer gedeeltelijk arbeidsgeschikt is, moet de opdrachtgever in overleg met de payrollorganisatie zorgen voor aangepaste taken. Doe je dat niet, dan kan de payrollorganisatie daarvoor aansprakelijk worden gesteld, wat uiteindelijk ook jou als opdrachtgever kan raken.
Waarom is payroll voordelig bij langdurig ziekteverzuim?
Payroll is voordelig bij langdurig ziekteverzuim omdat de financiële en juridische risico’s worden overgedragen aan de payrollorganisatie. Twee jaar loondoorbetaling, re-integratiekosten en mogelijke UWV-sancties komen niet voor jouw rekening als opdrachtgever.
Langdurig ziekteverzuim is voor veel werkgevers een van de zwaarste financiële lasten. De kosten van twee jaar loondoorbetaling kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s per werknemer, nog los van de kosten voor begeleiding, vervanging en eventuele juridische procedures. Bij payroll zijn die risico’s afgedekt.
Bovendien bespaar je op de administratieve last. De payrollorganisatie bewaakt alle wettelijke termijnen, voert het dossier en communiceert met het UWV. Jij hoeft je daar niet mee bezig te houden en kunt je richten op je bedrijf.
Hoe Payroll-Online.nl helpt bij ziekteverzuim
Wij nemen het formele werkgeverschap volledig over, inclusief alle risico’s en verplichtingen rondom ziekteverzuim. Dat betekent concreet:
- Wij dragen de verantwoordelijkheid voor loondoorbetaling bij ziekte
- Wij coördineren de re-integratie en bewaken de Wet verbetering poortwachter
- Wij verzorgen de communicatie met de arbodienst en het UWV
- Wij houden je via onze E-uur App realtime op de hoogte van het verzuimdossier
- Jij behoudt de dagelijkse leiding over je medewerkers, zonder de bijbehorende juridische risico’s
Zo kun jij je volledig richten op je bedrijf, terwijl wij de complexe kant van het werkgeverschap voor je regelen. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vraag een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe wij jouw personeelszaken eenvoudig, voordelig en risicovrij regelen.
Veelgestelde vragen
Kan ik als opdrachtgever zelf een bedrijfsarts kiezen bij ziekte van een payrollmedewerker?
Nee, de keuze voor de arbodienst of bedrijfsarts ligt bij de payrollorganisatie, omdat zij de formele werkgever is en daarmee de wettelijke verplichting heeft om een arbodienst in te schakelen. Wel kun je als opdrachtgever in overleg met de payrollorganisatie afspraken maken over de samenwerking met een specifieke arbodienst, bijvoorbeeld als jouw bedrijf al een bestaande relatie heeft. Leg dergelijke voorkeuren bij voorkeur vast in het payrollcontract.
Wat gebeurt er als een payrollmedewerker ziek wordt tijdens de proeftijd?
Ook tijdens de proeftijd geldt de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte, en die verantwoordelijkheid ligt bij de payrollorganisatie als formeel werkgever. Een werknemer kan tijdens ziekte niet worden ontslagen, ook niet in de proeftijd. Het is verstandig om bij de start van een payrollsamenwerking na te vragen hoe de payrollorganisatie omgaat met verzuim in de vroege fase van een dienstverband.
Kan de payrollorganisatie mij als opdrachtgever aansprakelijk stellen als de re-integratie misloopt?
Ja, dat is mogelijk. Als de payrollorganisatie een loonsanctie van het UWV ontvangt doordat jij als opdrachtgever onvoldoende passend werk hebt gefaciliteerd of de medewerking aan re-integratie hebt belemmerd, kan zij die kosten op jou verhalen. Zorg daarom altijd voor actieve betrokkenheid bij de begeleiding van zieke medewerkers en documenteer welke inspanningen je hebt geleverd om passend werk aan te bieden.
Hoe snel moet ik een ziekmelding doorgeven aan de payrollorganisatie?
Geef een ziekmelding zo snel mogelijk door, bij voorkeur op de eerste ziektedag zelf. De Wet verbetering poortwachter stelt strikte termijnen aan verzuimbegeleiding, en vertragingen in de melding kunnen leiden tot problemen in het re-integratiedossier of zelfs een loonsanctie van het UWV. Maak intern duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor het doorgeven van ziekmeldingen, zodat er geen tijd verloren gaat.
Wat gebeurt er met de payrollmedewerker als hij of zij na twee jaar ziekte nog niet kan werken?
Na twee jaar ziekte kan de payrollorganisatie als formeel werkgever een ontslagprocedure starten via het UWV, mits aan alle re-integratieverplichtingen is voldaan. De werknemer komt dan mogelijk in aanmerking voor een WIA-uitkering. Als blijkt dat de re-integratieverplichtingen niet correct zijn nageleefd, kan het UWV een loonsanctie opleggen waardoor de loondoorbetaling met maximaal één jaar wordt verlengd — een risico dat de payrollorganisatie professioneel probeert te voorkomen.
Heeft payroll ook voordelen bij kortdurend of frequent verzuim, of alleen bij langdurige ziekte?
Payroll biedt voordelen bij zowel kortdurend als langdurig verzuim. Bij frequent kortdurend verzuim neemt de payrollorganisatie de administratieve last over, zoals het bijhouden van verzuimpatronen en het inschakelen van de bedrijfsarts voor een gesprek. Bij langdurig verzuim zijn de financiële voordelen het grootst, omdat de kosten van twee jaar loondoorbetaling volledig bij de payrollorganisatie liggen.
Hoe weet ik zeker dat de payrollorganisatie de Wet verbetering poortwachter correct naleeft?
Vraag bij de start van de samenwerking naar de werkwijze en systemen die de payrollorganisatie gebruikt voor verzuimbeheer, zoals een verzuimportaal of een app waarmee je realtime inzicht hebt in het dossier. Een betrouwbare payrollorganisatie is transparant over de stappen die zij zet en informeert je proactief over de voortgang. Controleer ook of de payrollorganisatie gecertificeerd is en ervaring heeft met het begeleiden van langdurig verzuim.
