Payroll is in de meeste gevallen niet duurder dan personeel zelf in dienst nemen. Dankzij de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) gelden voor payrollmedewerkers dezelfde arbeidsvoorwaarden als voor eigen personeel, maar betaal je als werkgever geen verborgen kosten voor ziekteverzuim, ontslagprocedures of salarisadministratie. Wanneer je alle werkgeverslasten optelt, blijkt payrolling vaak kostenefficiënter dan het lijkt. Bekijk onze payrolldiensten voor een volledig overzicht van wat er voor jou geregeld wordt.
Verborgen werkgeverskosten vreten aan je marge zonder dat je het doorhebt
De meeste werkgevers kijken bij personeelskosten naar het brutosalaris en de werkgeverspremies. Maar de werkelijke kostprijs van een medewerker in eigen dienst ligt structureel hoger. Denk aan de uren die je accountant besteedt aan salarisadministratie, de kosten van een zieke medewerker die twee jaar lang doorbetaald moet worden, of de juridische kosten bij een ontslagprocedure. Die kosten verschijnen niet als losse post op je factuur, maar ze zijn er wel. De oplossing zit in het vooraf inzichtelijk maken van alle werkgeverslasten, zodat je een eerlijke vergelijking kunt maken met een payrollconstructie.
Onduidelijkheid over de WAB houdt werkgevers vast in een duurder personeelsmodel
Veel werkgevers denken dat payrolling duurder is geworden door de Wet Arbeidsmarkt in Balans. Dat klopt deels: de WAB heeft de arbeidsvoorwaarden voor payrollmedewerkers gelijkgetrokken met die van eigen personeel. Maar dat betekent ook dat het kostenverschil kleiner is geworden, niet groter. Wat werkgevers missen, is dat payrolling tegelijk de administratieve en juridische lasten volledig wegneemt. Wie de WAB ziet als reden om payrolling te vermijden, vergelijkt appels met peren. De juiste vergelijking is: wat kost een medewerker in eigen dienst inclusief alle risico’s, versus wat betaal je voor payrolling inclusief volledige ontzorging?
Wat is payrolling en hoe werkt het precies?
Payrolling is een constructie waarbij een payrollbedrijf formeel werkgever is van jouw medewerkers, terwijl jij de dagelijkse leiding behoudt. Het payrollbedrijf regelt alle werkgeversverplichtingen: salarisadministratie, contracten, pensioenafdrachten en verzuimmanagement. Jij bepaalt wie er werkt en wat er gedaan wordt.
In de praktijk werkt het als volgt: jij werft een medewerker of brengt bestaand personeel onder bij een payrollbedrijf. De medewerker tekent een contract met het payrollbedrijf, dat vervolgens alle juridische en administratieve verplichtingen op zich neemt. Jij ontvangt een factuur op basis van de gewerkte uren en het overeengekomen tarief, inclusief alle werkgeverslasten.
Het verschil met uitzendwerk is belangrijk. Bij uitzendwerk levert het bureau de medewerker aan. Bij payrolling breng jij je eigen medewerker onder bij een payrollbedrijf. Jij blijft de opdrachtgever en behoudt de volledige regie over het werk.
Wat zijn de werkelijke kosten van personeel in eigen dienst?
De werkelijke kosten van een medewerker in eigen dienst bestaan uit het brutosalaris, werkgeverspremies zoals WW en WIA, vakantiegeld, pensioenopbouw, eventuele cao-toeslagen en de kosten voor salarisadministratie. Daarbovenop komen risicogerelateerde kosten die moeilijk te voorspellen zijn.
Concreet betekent dit dat de loonkosten per medewerker al snel 30 tot 40 procent boven het brutosalaris uitkomen, alleen al door de verplichte afdrachten en toeslagen. Maar dan zijn de variabele kosten nog niet meegerekend. Bij ziekte ben je als werkgever verplicht om twee jaar lang minimaal 70 procent van het loon door te betalen. Dat kan bij een langdurig zieke medewerker oplopen tot tienduizenden euro’s.
Daarnaast betaal je voor de administratie zelf: een boekhouder of HR-medewerker die salarisstroken verwerkt, contracten beheert en cao-wijzigingen bijhoudt. Die uren tellen op, zeker als je meerdere medewerkers in dienst hebt.
Wat kost payrolling per medewerker per maand?
De kosten van payrolling bestaan uit een opslag op het brutosalaris van de medewerker. Die opslag dekt alle werkgeverslasten, inclusief premies, vakantiegeld, pensioen en de administratiekosten van het payrollbedrijf. Het exacte percentage varieert per situatie en sector.
De opslag bij payrolling lijkt op het eerste gezicht hoog, maar het is een all-in tarief. Alles wat je normaal als werkgever afzonderlijk regelt en betaalt, zit in dat ene bedrag verwerkt. Je betaalt geen aparte factuur voor de accountant, geen extra kosten bij ziekte en geen onverwachte juridische kosten bij ontslag.
De exacte kosten hangen af van factoren zoals de toepasselijke cao, het salarisniveau van de medewerker en het aantal medewerkers dat je onderbrengt. Een offerte op maat geeft het meest betrouwbare beeld van wat payrolling voor jouw situatie kost.
Is payroll goedkoper dan personeel zelf in dienst nemen?
Payrolling is in veel gevallen vergelijkbaar in kosten met personeel in eigen dienst, en in specifieke situaties goedkoper. Het verschil zit niet in het basistarief, maar in de kosten die bij eigen personeel onvoorspelbaar zijn en bij payrolling volledig zijn inbegrepen.
De eerlijke vergelijking vraagt om een volledig kostenoverzicht aan beide kanten. Aan de kant van eigen personeel: brutosalaris, werkgeverspremies, vakantiegeld, pensioen, administratiekosten, verzuimkosten en juridische kosten. Aan de kant van payrolling: het all-in tarief van het payrollbedrijf, zonder verborgen extra’s.
Voor werkgevers die te maken hebben met verzuim, personeelswisselingen of cao-complexiteit valt de balans doorgaans in het voordeel van payrolling. De besparing op accountants- en administratiekosten alleen al kan het kostenverschil grotendeels compenseren.
Welke risico’s en kosten verdwijnen met payrolling?
Met payrolling verdwijnen de financiële risico’s van ziekteverzuim, ontslagprocedures en cao-wijzigingen volledig naar het payrollbedrijf. Als formeel werkgever draagt het payrollbedrijf die verantwoordelijkheid, niet jij.
Concreet betekent dit:
- Ziekteverzuim: het payrollbedrijf draagt de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte, inclusief de re-integratiekosten
- Ontslag: ontslagprocedures, transitievergoedingen en juridische kosten vallen bij het payrollbedrijf
- Cao-wijzigingen: het payrollbedrijf volgt cao-aanpassingen op en verwerkt ze automatisch
- Salarisadministratie: loonstroken, jaaropgaven en afdrachten worden volledig overgenomen
- Pensioenopbouw: afdrachten aan pensioenfondsen worden door het payrollbedrijf geregeld
Het wegvallen van die risico’s heeft ook een indirecte waarde: je hoeft er geen tijd en aandacht meer aan te besteden. Dat geeft ruimte om je te richten op de groei van je bedrijf.
Wanneer is payrolling de slimste keuze voor een werkgever?
Payrolling is het meest voordelig voor werkgevers die werkgeversrisico’s willen vermijden, weinig HR-capaciteit hebben of snel willen schalen zonder administratieve lasten op te bouwen. Ook voor intermediairs en recruiters die per 2026 aan de Wet WTTA moeten voldoen, is payrolling een praktische oplossing.
Specifieke situaties waarin payrolling bijzonder goed past:
- Mkb-bedrijven zonder eigen HR-afdeling die toch professioneel werkgeverschap willen
- Werkgevers met medewerkers in sectoren met hoog verzuimrisico
- Snelgroeiende bedrijven die flexibel willen op- en afschalen
- Recruiters en intermediairs die personeel willen verlonen zonder zelf werkgever te worden
- Bedrijven die te maken hebben met complexe cao’s of wisselende arbeidsvoorwaarden
Payrolling is minder geschikt als je een grote, stabiele personeelsbezetting hebt met weinig verloop en al een goed functionerende HR-afdeling. In dat geval wegen de voordelen minder sterk op tegen de opslag die je betaalt.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met payrolling
Wij nemen als payrollspecialist het volledige werkgeverschap over, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Wat wij voor jou regelen:
- Volledige salarisadministratie en contractbeheer
- Pensioenafdrachten en cao-opvolging
- Verzuimmanagement en loondoorbetaling bij ziekte
- Realtime inzicht via de E-uur App
- Backoffice-oplossing voor intermediairs en recruiters die voldoen aan de Wet WTTA
Wij zijn NBBU-aangesloten, NEN-4400 gecertificeerd, SNA gecertificeerd en VCA gecertificeerd. Dat betekent dat je kunt rekenen op volledige compliance binnen de Nederlandse flexbranche, zonder dat jij daar zelf op hoeft te letten. Wil je weten wat payrolling voor jouw situatie kost? Vraag direct een offerte aan en ontvang een helder overzicht op maat.
Veelgestelde vragen
Kan ik bestaand personeel overzetten naar een payrollconstructie, of geldt payrolling alleen voor nieuwe medewerkers?
Ja, je kunt bestaand personeel onderbrengen bij een payrollbedrijf. De medewerker tekent dan een nieuw contract met het payrollbedrijf, terwijl jij de dagelijkse aansturing behoudt zoals voorheen. Het is wel belangrijk om dit zorgvuldig te communiceren met je medewerkers en juridisch correct af te handelen, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over hun arbeidsvoorwaarden of dienstverband.
Wat gebeurt er met de arbeidsvoorwaarden van mijn medewerkers als ik overstap op payrolling?
Dankzij de WAB hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers in eigen dienst, inclusief cao-rechten, pensioenopbouw en vakantiegeld. Voor jouw medewerkers verandert er in de praktijk dus weinig aan hun arbeidsvoorwaarden. Het payrollbedrijf zorgt er bovendien voor dat alle cao-wijzigingen automatisch worden doorgevoerd, zodat je altijd compliant bent.
Hoe lang duurt het om over te stappen naar een payrollconstructie?
In de meeste gevallen is een payrollconstructie binnen enkele werkdagen operationeel. Na het aanvragen van een offerte en het akkoord gaan op de voorwaarden, verzorgt het payrollbedrijf de contracten en administratieve overdracht. Voor een soepele overgang is het verstandig om de overstap te plannen aan het begin van een nieuwe loonperiode, zodat de salarisverwerking direct correct verloopt.
Wat is het verschil tussen payrolling en een uitzendbureau, en wanneer kies ik voor welke optie?
Het belangrijkste verschil is wie de medewerker aanbrengt: bij een uitzendbureau levert het bureau de kandidaat, terwijl jij bij payrolling je eigen medewerker inbrengt en het payrollbedrijf alleen het werkgeverschap overneemt. Kies voor een uitzendbureau als je snel een kandidaat nodig hebt die je zelf niet kunt vinden. Kies voor payrolling als je al weet wie je wilt inzetten, maar de administratieve en juridische lasten van het werkgeverschap wilt vermijden.
Wat gebeurt er als een payrollmedewerker langdurig ziek wordt? Ben ik dan toch nog ergens verantwoordelijk voor?
Als formeel werkgever draagt het payrollbedrijf de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratieverantwoordelijkheid bij ziekte, niet jij. Jij houdt als opdrachtgever wel een rol in het re-integratieproces, bijvoorbeeld door mee te denken over aangepaste werkzaamheden binnen jouw organisatie. De financiële en juridische last van langdurig verzuim ligt echter volledig bij het payrollbedrijf.
Is payrolling ook geschikt als ik maar één of twee medewerkers heb?
Ja, payrolling is juist ook voor kleine werkgevers met één of twee medewerkers een aantrekkelijke optie. Juist bij een kleine personeelsbezetting wegen de vaste kosten van salarisadministratie, verzuimrisico en juridisch advies relatief zwaar. Met payrolling betaal je een voorspelbaar all-in tarief, zonder dat je een boekhouder of HR-adviseur nodig hebt voor de personeelsadministratie.
Wat betekent de Wet WTTA voor recruiters en intermediairs, en hoe lost payrolling dat op?
De Wet Toelating Terbeschikkingstelling van Arbeidskrachten (WTTA), die naar verwachting in 2026 ingaat, verplicht uitzendbureaus en intermediairs om een officieel toelatingscertificaat te hebben om personeel te mogen verlonen. Voor recruiters en intermediairs die niet aan die eisen kunnen of willen voldoen, biedt payrolling een directe oplossing: zij brengen het personeel onder bij een gecertificeerd payrollbedrijf zoals Payroll-Online.nl, dat al beschikt over de benodigde certificeringen zoals NEN-4400 en SNA.
