Payrolling is in Nederland nog volledig toegestaan. Na de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 zijn de regels voor payrolling aangescherpt, maar de constructie zelf is legaal en wordt door veel werkgevers, intermediairs en recruiters succesvol toegepast. Wel gelden er tegenwoordig strengere eisen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en verloning. Wil je weten wat er precies is veranderd en wat payrolling jou kan bieden? Bekijk dan onze diensten voor een volledig overzicht.
Onzekerheid over de regels kost je meer tijd dan het probleem zelf
Veel werkgevers en ondernemers weten niet precies welke regels er gelden voor payrolling na de WAB, en dat leidt tot uitstel. Ze blijven zitten met een salarisadministratie die te veel tijd vraagt, of met werkgeversrisico’s die ze eigenlijk liever vermijden. Die onzekerheid is begrijpelijk, maar ook onnodig. De regels zijn duidelijk, en payrolling is gewoon toegestaan. Door je goed te informeren over wat er is veranderd, kun je snel een weloverwogen keuze maken.
Werkgeversrisico’s die je niet uitbesteedt, blijven volledig voor jouw rekening
Ziekteverzuim, ontslagvergoedingen, cao-wijzigingen: zolang je personeel in eigen dienst hebt, draag jij alle bijbehorende risico’s. Dat is niet alleen financieel belastend, het vreet ook tijd en aandacht die je liever in je bedrijf steekt. Payrolling biedt een concrete uitweg: je geeft het formele werkgeverschap over aan een payrollorganisatie, terwijl jij de dagelijkse aansturing van je medewerkers gewoon behoudt. Dat is precies waar payrolling voor bedoeld is.
Wat is payrolling en hoe werkt het?
Payrolling is een constructie waarbij een payrollorganisatie formeel werkgever is van medewerkers die feitelijk bij jou werken. Jij werft en stuurt je personeel aan, maar de payrollorganisatie verzorgt alle contracten, de salarisadministratie, pensioenafdrachten en naleving van cao-verplichtingen. Het werkgeverschap ligt juridisch bij de payrollorganisatie.
In de praktijk werkt het als volgt: jij selecteert een medewerker en bepaalt de arbeidsinhoud en werktijden. De payrollorganisatie sluit het arbeidscontract met die medewerker, verwerkt de salarisbetalingen en draagt zorg voor alle wettelijke verplichtingen. Jij betaalt een all-in tarief aan de payrollorganisatie en hebt verder geen omkijken naar de administratieve kant van het werkgeverschap.
Payrolling verschilt van uitzenden doordat de payrollorganisatie geen rol speelt in de werving en selectie. De medewerker is door jou gevonden; de payrollorganisatie neemt alleen het formele werkgeverschap op zich.
Is payrolling nog steeds legaal in Nederland?
Ja, payrolling is in Nederland legaal. De Wet Arbeidsmarkt in Balans heeft de regels aangescherpt, maar de constructie zelf is niet verboden. Payrollmedewerkers hebben recht op gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden als medewerkers in vaste dienst bij de opdrachtgever. Zolang daaraan wordt voldaan, is payrolling een volledig toegestane manier van werken.
Er zijn in het verleden zorgen geweest dat payrolling zou worden verboden of sterk ingeperkt. Die zorgen zijn begrijpelijk, maar zijn niet terecht gebleken. De wetgever heeft bewust gekozen voor aanpassing van de regels in plaats van een verbod. Het doel was om schijnconstructies tegen te gaan en de positie van payrollmedewerkers te versterken, niet om payrolling als zodanig af te schaffen.
Wat veranderde er door de Wet Arbeidsmarkt in Balans?
De WAB, van kracht sinds 1 januari 2020, verplicht payrollorganisaties om medewerkers dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als vergelijkbare medewerkers in vaste dienst bij de opdrachtgever. Dat geldt voor loon, toeslagen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Daarnaast hebben payrollmedewerkers recht op een adequaat pensioen.
Concreet betekent dit dat de kosten van payrolling dichter bij de kosten van personeel in eigen dienst zijn komen te liggen. Dat klinkt als een nadeel, maar het biedt ook duidelijkheid: je weet wat je betaalt en je bent compliant. Bovendien bespaar je nog altijd op accountants- en administratiekosten, omdat de payrollorganisatie die taken volledig overneemt.
De WAB heeft ook de ketenregeling voor payrollmedewerkers aangepast. Payrollmedewerkers vallen nu onder de reguliere ketenregeling: na drie tijdelijke contracten in drie jaar ontstaat een recht op een vast contract. Dit geldt niet meer onbeperkt zoals voorheen bij uitzendkrachten het geval kon zijn.
Wat zijn de voordelen van payrolling voor werkgevers?
Payrolling biedt werkgevers volledige ontzorging van de administratieve en juridische kant van het werkgeverschap, terwijl de dagelijkse aansturing van medewerkers bij hen blijft. De voornaamste voordelen zijn minder administratieve lasten, geen werkgeversrisico’s en volledige compliance zonder dat je er zelf naar hoeft om te kijken.
De voordelen op een rij:
- Geen zorgen over ziekteverzuim: de payrollorganisatie draagt het risico en regelt de vervanging of het verzuimtraject.
- Geen ontslagvergoedingen: bij beëindiging van de opdracht eindigt ook het dienstverband via de payrollorganisatie.
- Automatische verwerking van cao-wijzigingen: de payrollorganisatie volgt alle cao-ontwikkelingen en past de verloning aan.
- Minder accountantskosten: salarisadministratie en contractbeheer worden volledig overgenomen.
- Realtime inzicht: via geautomatiseerde systemen heb je altijd zicht op je personeelsadministratie.
Voor het mkb is payrolling bijzonder aantrekkelijk, omdat juist kleinere organisaties vaak niet de capaciteit hebben om alle HR- en administratieve taken professioneel bij te houden. Payrolling geeft die capaciteit terug zonder dat je een eigen HR-afdeling hoeft op te bouwen.
Wat verandert er voor intermediairs door de Wet WTTA?
Per 1 januari 2026 verplicht de Wet WTTA arbeidsbemiddelaars en recruiters om over een vergunning te beschikken als zij personeel willen verlonen. Intermediairs die geen vergunning hebben, mogen deze activiteit niet meer uitvoeren. Voor veel recruiters en bemiddelingsbureaus betekent dit een directe aanpassing van hun werkwijze.
De praktische consequentie is dat intermediairs een keuze moeten maken: zelf een vergunning aanvragen en aan alle bijbehorende eisen voldoen, of de verloning uitbesteden aan een gecertificeerde payrollorganisatie. De eerste optie brengt aanzienlijke administratieve en financiële verplichtingen met zich mee. De tweede optie stelt intermediairs in staat zich te blijven richten op waar ze goed in zijn: werving en selectie.
Intermediairs die kiezen voor uitbesteding aan een payrollorganisatie, hoeven zelf niet te voldoen aan de vergunningsplicht voor verloning. De payrollorganisatie treedt op als formeel werkgever en draagt zorg voor alle contracten, verloning en pensioenafdrachten. Dit is voor veel bemiddelingsbureaus de meest praktische en kostenefficiënte route.
Hoe kies je een betrouwbare payrollpartner?
Een betrouwbare payrollpartner herken je aan aantoonbare certificeringen en keurmerken die naleving van wet- en regelgeving garanderen. Kijk specifiek naar NBBU-aansluiting, NEN-4400-certificering en SNA-certificering. Deze keurmerken tonen aan dat de organisatie voldoet aan de strengste kwaliteits- en compliancenormen in de Nederlandse flexbranche.
Let bij je keuze ook op de volgende punten:
- Transparantie over kosten: een goede partner werkt met heldere, all-in tarieven zonder verborgen kosten.
- Automatisering en inzicht: zorg dat je via een app of portaal realtime inzicht hebt in je personeelsadministratie.
- Kennis van cao’s en wet- en regelgeving: de partner moet actief meebewegen met wijzigingen, ook met de Wet WTTA voor intermediairs.
- Bereikbaarheid en service: bij vragen over verloning of verzuim wil je snel een antwoord van iemand die de situatie kent.
Vraag altijd naar referenties of bekijk of de organisatie aantoonbaar actief is in jouw branche. Een payrollpartner die jouw sector kent, begrijpt de specifieke cao-afspraken en risico’s die bij jouw medewerkers horen.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met payroll
Wij nemen als Payroll-Online.nl het volledige werkgeverschap over, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Of je nu ondernemer bent die werkgeversrisico’s wil vermijden, of intermediair die moet voldoen aan de Wet WTTA: wij bieden een complete oplossing. Dit is wat we voor je regelen:
- Volledige salarisadministratie en contractbeheer
- Pensioenafdrachten en cao-naleving
- Verzuimmanagement zonder dat jij het risico draagt
- Realtime inzicht via de E-uur App
- Backoffice-oplossing voor intermediairs en recruiters onder de Wet WTTA
We zijn NBBU-aangesloten, NEN-4400-, SNA- en VCA-gecertificeerd, zodat je zeker weet dat alles compliant is geregeld. Wil je weten wat payrolling voor jouw situatie betekent? Vraag een offerte aan en we kijken samen naar de beste aanpak.
Veelgestelde vragen
Kan ik als werkgever zelf bepalen welke medewerkers ik via payrolling laat verlonen?
Ja, dat is juist een van de kernkenmerken van payrolling. Jij werft en selecteert je medewerkers zelf, en draagt ze daarna over aan de payrollorganisatie voor het formele werkgeverschap. Je behoudt volledige zeggenschap over wie er bij jou werkt en hoe het werk wordt uitgevoerd. De payrollorganisatie bemoeit zich niet met je werving- en selectieproces.
Wat gebeurt er als een payrollmedewerker ziek wordt?
Bij ziekte van een payrollmedewerker is de payrollorganisatie verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en het verzuimtraject, niet jij als opdrachtgever. De payrollorganisatie draagt het financiële risico en coördineert het re-integratietraject conform de Wet Verbetering Poortwachter. Dit is een van de grootste praktische voordelen van payrolling: je vermijdt de kostbare en tijdrovende verplichtingen die normaal bij ziekteverzuim komen kijken.
Is payrolling ook geschikt voor kleine bedrijven met slechts één of twee medewerkers?
Absoluut. Payrolling is juist voor het mkb en kleine ondernemers bijzonder waardevol, omdat de administratieve lasten van werkgeverschap relatief zwaar wegen als je maar een beperkt personeelsbestand hebt. Zelfs met één medewerker profiteer je van volledige ontzorging op het gebied van salarisadministratie, contractbeheer en cao-naleving. Er is doorgaans geen minimumomvang vereist om gebruik te maken van een payrollorganisatie.
Wat is het verschil tussen payrolling en een uitzendbureau inschakelen?
Het belangrijkste verschil is wie de medewerker werft en selecteert. Bij een uitzendbureau levert het bureau de medewerker aan; bij payrolling vind jij zelf de medewerker en breng je hem of haar onder bij de payrollorganisatie voor het formele werkgeverschap. Payrolling geeft je dus meer controle over wie er bij je werkt, terwijl je toch alle administratieve en juridische lasten uitbesteedt. Bovendien gelden er voor payrollmedewerkers andere contractuele spelregels dan voor uitzendkrachten.
Hoe zit het met de opbouw van pensioen voor payrollmedewerkers?
Sinds de invoering van de WAB in 2020 hebben payrollmedewerkers recht op een adequaat pensioen, vergelijkbaar met wat medewerkers in vaste dienst bij de opdrachtgever opbouwen. De payrollorganisatie is verantwoordelijk voor de correcte pensioenafdrachten en zorgt dat aan deze verplichting wordt voldaan. Als opdrachtgever hoef je hier zelf niets voor te regelen; dit valt volledig onder de dienstverlening van de payrollorganisatie.
Als intermediair of recruiter: hoe snel moet ik actie ondernemen voor de Wet WTTA?
De Wet WTTA treedt in werking per 1 januari 2026, maar het is verstandig om ruim van tevoren te handelen. Het aanvragen van een vergunning of het selecteren en inrichten van een samenwerking met een gecertificeerde payrollorganisatie kost tijd. Wacht je te lang, dan loop je het risico dat je per die datum niet compliant bent en geen verloning meer mag uitvoeren. Begin het oriëntatieproces bij voorkeur minimaal zes maanden voor de ingangsdatum.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het kiezen van een payrollorganisatie?
Een veelgemaakte fout is uitsluitend op prijs selecteren, zonder te letten op certificeringen zoals NBBU-aansluiting, NEN-4400 en SNA. Een goedkope partij zonder de juiste keurmerken kan jou als opdrachtgever blootstellen aan compliance-risico's. Andere valkuilen zijn onvoldoende aandacht voor transparantie in de tariefopbouw, gebrekkige bereikbaarheid bij vragen, en een partner die onvoldoende kennis heeft van de specifieke cao die op jouw medewerkers van toepassing is.
