Als werkgever ben je verplicht een vast contract aan te bieden zodra een medewerker drie opeenvolgende tijdelijke contracten heeft gehad, of zodra de totale duur van tijdelijke contracten de 36 maanden overschrijdt. Op dat moment treedt de ketenbepaling in werking en ontstaat er automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Wil je weten hoe je dit als werkgever goed regelt? Bekijk dan onze diensten voor personeelsbeheer.
Onverwachte vaste contracten kosten je meer dan je denkt
Veel werkgevers realiseren zich te laat dat een tijdelijke medewerker automatisch in vaste dienst is getreden. Op dat moment ben je als werkgever verantwoordelijk voor loondoorbetaling bij ziekte, ontslagvergoedingen en alle bijbehorende administratieve verplichtingen. De financiële en juridische gevolgen kunnen fors oplopen, zeker als je geen grip hebt op de contractgeschiedenis van je medewerkers. Door contracttermijnen actief bij te houden en tijdig een weloverwogen beslissing te nemen over verlenging of beëindiging, voorkom je dat je onbedoeld vastloopt.
Onduidelijkheid over contractverplichtingen remt je personeelsbeleid
Werkgevers die niet precies weten wanneer de ketenregeling van toepassing is, nemen onbewust risico’s bij elke nieuwe aanstelling. Dat leidt tot terughoudendheid bij het aannemen van personeel, of juist tot onbedoelde vaste dienstverbanden. Het gevolg: je personeelsbeleid stagneert terwijl de wet gewoon doorloopt. De oplossing zit in een helder overzicht van alle lopende contracten, gecombineerd met kennis van de uitzonderingen die de wet biedt. Zo maak je bewuste keuzes in plaats van reactieve.
Wanneer ben je als werkgever verplicht een vast contract aan te bieden?
Je bent verplicht een vast contract aan te bieden zodra een medewerker drie tijdelijke contracten heeft gehad binnen een periode van 36 maanden, of zodra de totale contractduur de 36 maanden overschrijdt. Het vierde contract, of het contract dat de grens van 36 maanden doorbreekt, geldt automatisch als een contract voor onbepaalde tijd.
Dit betekent in de praktijk dat je als werkgever goed moet bijhouden hoeveel contracten een medewerker al heeft gehad en hoe lang de totale periode is. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je onbedoeld een vast dienstverband creëert zonder dat je daar bewust voor hebt gekozen.
Tussen twee opeenvolgende contracten moet een onderbreking van meer dan zes maanden zitten om de keten te doorbreken. Is de onderbreking korter, dan tellen de contracten gewoon door.
Wat is de ketenbepaling en hoe werkt die?
De ketenbepaling is de wettelijke regel in het Burgerlijk Wetboek die bepaalt wanneer een reeks tijdelijke contracten automatisch overgaat in een vast contract. De keten bestaat uit maximaal drie contracten in maximaal 36 maanden. Wordt een van deze grenzen overschreden, dan is het volgende contract van rechtswege een contract voor onbepaalde tijd.
De ketenbepaling geldt per werkgever en per medewerker. Wisselt een medewerker van werkgever, dan begint de keten opnieuw. Er is wel een uitzondering: als bedrijven nauw met elkaar verbonden zijn, zoals concernonderdelen, dan kan de keten ook bij een andere juridische entiteit doorlopen.
De wet biedt werkgevers en medewerkers de mogelijkheid om via een cao af te wijken van de standaard ketenbepaling. In sommige cao’s is de keten verlengd naar zes contracten of 48 maanden. Het is dus altijd verstandig de toepasselijke cao te raadplegen.
Wat zijn de uitzonderingen op de verplichting tot een vast contract?
Er zijn een aantal situaties waarin de ketenbepaling niet of anders van toepassing is. De belangrijkste uitzondering geldt voor invalkrachten in het primair onderwijs, voor bestuurders van een rechtspersoon en voor specifieke cao-afspraken die de keten verlengen. Daarnaast geldt een uitzondering voor arbeidsovereenkomsten die zijn aangegaan voor een opleiding of stage.
Ook tijdelijke contracten met jongeren onder de 18 jaar die maximaal 12 uur per week werken, vallen buiten de standaard ketenbepaling. Voor deze groep gelden aparte regels.
Werkgevers die gebruikmaken van payrolling of uitzendconstructies opereren in een ander juridisch kader. De medewerker heeft dan een arbeidsrelatie met de payrollorganisatie of het uitzendbureau, niet met de opdrachtgever. Dat heeft directe gevolgen voor de vraag bij wie de keten loopt en wie uiteindelijk verantwoordelijk is voor een eventueel vast contract.
Wat zijn de risico’s als je te laat een vast contract aanbiedt?
Als je de ketenbepaling overschrijdt zonder tijdig actie te ondernemen, ontstaat er automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Je kunt dit achteraf niet meer terugdraaien. De medewerker heeft dan recht op alle bescherming die hoort bij een vast dienstverband, inclusief opzegtermijnen, ontslagvergoeding en loondoorbetaling bij ziekte.
Naast de juridische gevolgen brengt een onbedoeld vast contract ook financiële risico’s met zich mee. Denk aan langdurige loonkosten bij ziekte, de transitievergoeding bij ontslag en de kosten van een mogelijke ontslagprocedure via het UWV of de kantonrechter.
In de praktijk leidt dit ook tot onrust in de arbeidsrelatie. Een medewerker die ontdekt dat hij of zij eigenlijk recht heeft op een vast contract, kan dit juridisch afdwingen, ook met terugwerkende kracht. Tijdig handelen is dus niet alleen juridisch verstandig, maar ook praktisch.
Hoe verschilt payrolling van personeel in eigen dienst bij vaste contracten?
Bij payrolling is de medewerker formeel in dienst bij de payrollorganisatie, niet bij de opdrachtgever. De ketenbepaling loopt dan bij de payrollorganisatie. De opdrachtgever behoudt de dagelijkse leiding over de medewerker, maar draagt de werkgeversverplichtingen en bijbehorende risico’s over aan de payroller.
Dit betekent dat de opdrachtgever geen verantwoordelijkheid draagt voor loondoorbetaling bij ziekte, ontslagprocedures of de transitievergoeding. Die verplichtingen liggen bij de payrollorganisatie. Wel geldt sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) dat payrollmedewerkers recht hebben op gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden als medewerkers die direct in dienst zijn bij de opdrachtgever.
Payrolling biedt dus flexibiliteit zonder dat je als opdrachtgever zelf de werkgeversrisico’s draagt. Dat is een wezenlijk verschil met personeel in eigen dienst, waarbij je zelf verantwoordelijk bent voor het gehele traject van aanstelling tot eventueel ontslag.
Hoe kun je werkgeversrisico’s rondom vaste contracten beperken?
Werkgeversrisico’s rondom vaste contracten beperk je door contracttermijnen actief te monitoren, de ketenbepaling goed te begrijpen en tijdig een bewuste beslissing te nemen over verlenging of beëindiging. Wie de administratie uitbesteedt aan een payrollorganisatie, draagt de formele werkgeversverplichtingen volledig over.
Concreet kun je de volgende stappen nemen:
- Houd een overzicht bij van alle tijdelijke contracten, inclusief startdatum, einddatum en het aantal contracten per medewerker.
- Stel automatische herinneringen in voor contractverloopdata, zodat je nooit verrast wordt door een automatische omzetting.
- Raadpleeg de toepasselijke cao om te weten of er afwijkende ketenbepalingen gelden in jouw sector.
- Overweeg payrolling als je flexibel wilt blijven zonder de volledige werkgeversverantwoordelijkheid te dragen.
Goed contractbeheer is geen luxe, maar een noodzaak. Zeker nu de arbeidsmarkt krapper is en medewerkers steeds beter op de hoogte zijn van hun rechten.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met werkgeversrisico’s rondom vaste contracten
Wij nemen als payrollorganisatie de volledige werkgeversverantwoordelijkheid over, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Concreet regelen wij:
- Contractbeheer en monitoring van de ketenbepaling per medewerker
- Salarisadministratie en pensioenafdrachten zonder administratieve rompslomp
- Loondoorbetaling bij ziekte en verzuimmanagement
- Naleving van cao-wijzigingen en actuele wet- en regelgeving
- Realtime inzicht via de E-uur App, zodat je altijd weet waar je staat
Wij zijn NBBU-aangesloten, NEN-4400 gecertificeerd, SNA gecertificeerd en VCA gecertificeerd. Dat betekent maximale compliance en een betrouwbare partner voor de lange termijn. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vraag een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe wij jouw personeelszaken zorgeloos regelen.
Veelgestelde vragen
Kan een medewerker zelf afdwingen dat hij een vast contract krijgt als de ketenbepaling is overschreden?
Ja, een medewerker kan dit juridisch afdwingen, ook met terugwerkende kracht. Zodra de ketenbepaling is overschreden, is er van rechtswege een contract voor onbepaalde tijd ontstaan. De medewerker kan dit laten vaststellen via de kantonrechter. Als werkgever sta je in dat geval juridisch zwak, zeker als je de contractgeschiedenis niet goed hebt bijgehouden.
Wat gebeurt er als ik een medewerker na een tijdelijk contract meer dan zes maanden niet inzet en daarna opnieuw aanneem?
Als de onderbreking tussen twee contracten meer dan zes maanden bedraagt, wordt de keten doorbroken en begint de telling opnieuw. Je kunt de medewerker dan opnieuw tijdelijke contracten aanbieden zonder dat de eerdere contracten meetellen. Let op: in sommige cao's geldt een kortere of langere onderbrekingstermijn, dus raadpleeg altijd de toepasselijke cao in jouw sector.
Geldt de ketenbepaling ook voor oproepkrachten en nul-urencontracten?
Ja, de ketenbepaling is ook van toepassing op oproepkrachten en medewerkers met een nul-urencontract, mits er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Het aantal contracten en de totale duur tellen gewoon mee in de keten. Dit is een veelgemaakte denkfout bij werkgevers die denken dat flexibele contractvormen hen vrijstellen van de ketenregeling.
Hoe weet ik welke cao van toepassing is op mijn medewerkers en of er afwijkende ketenbepalingen gelden?
De toepasselijke cao wordt bepaald door de sector waarin je actief bent en soms door het lidmaatschap van een werkgeversorganisatie. Je kunt dit nagaan via de website van de Rijksoverheid (cao-zoeker) of via je brancheorganisatie. Controleer specifiek of de cao afwijkende bepalingen bevat over het maximale aantal contracten of de maximale ketenduur, want in sommige sectoren wijken deze aanzienlijk af van de wettelijke standaard.
Wat is het verschil tussen een tijdelijk contract met en zonder tussentijds opzegbeding, en waarom is dat belangrijk?
Een tijdelijk contract eindigt in principe automatisch op de afgesproken einddatum, zonder dat opzegging nodig is. Als je echter een tussentijds opzegbeding opneemt, kun je het contract ook vóór de einddatum beëindigen met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn. Zonder dit beding kun je een lopend tijdelijk contract tussentijds niet zomaar beëindigen, wat je als werkgever financieel kan binden aan loonkosten voor de resterende contractduur.
Moet ik een medewerker actief informeren over het aflopen van zijn tijdelijk contract?
Ja, als werkgever ben je wettelijk verplicht om een medewerker uiterlijk één maand vóór het aflopen van een tijdelijk contract van zes maanden of langer schriftelijk te informeren over het al dan niet verlengen van het contract. Dit heet de aanzegtermijn. Doe je dit niet of te laat, dan ben je een vergoeding verschuldigd van maximaal één maandsalaris. Stel daarom tijdig automatische herinneringen in voor alle aflopende contracten.
Als ik overweeg te starten met payrolling, waar moet ik dan op letten bij het kiezen van een payrollorganisatie?
Let bij de keuze voor een payrollorganisatie minimaal op de volgende certificeringen: NBBU-lidmaatschap, NEN-4400 certificering en SNA-certificering. Deze geven aan dat de organisatie voldoet aan strenge kwaliteits- en compliancenormen. Vraag daarnaast naar de manier waarop contractbeheer en ketenbewaking worden geregeld, en of je als opdrachtgever realtime inzicht hebt in de status van je medewerkers. Een transparante samenwerking en duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden zijn essentieel om risico's écht over te dragen.
