De payrollfactor is de vermenigvuldigingsfactor waarmee een payrollbedrijf het brutoloon van een medewerker omrekent naar het totale tarief dat een opdrachtgever betaalt. In die factor zitten alle werkgeverslasten, overheadkosten en de marge van het payrollbedrijf verwerkt. Begrijpen hoe die factor werkt, helpt je om aanbiedingen van verschillende payrolldienstverleners eerlijk met elkaar te vergelijken.
Een onduidelijke payrollfactor kost je meer dan je denkt
Veel werkgevers vergelijken payrollaanbieders op basis van het uurtarief of een globale indicatie van de factor, zonder precies te weten wat daarin zit. Dat leidt tot verrassingen op de factuur: kosten voor verzuimverzekering, pensioenafdrachten of administratie die je niet had voorzien. Als je niet weet waarvoor je betaalt, kun je ook niet beoordelen of je een eerlijke prijs krijgt. Vraag altijd een gespecificeerde opbouw van de factor op voordat je een overeenkomst tekent.
Onvolledige werkgeverslasten zijn een verborgen risico in je personeelskosten
Sommige payrollaanbieders presenteren een aantrekkelijk lage factor, maar rekenen bepaalde verplichte kosten, zoals pensioenafdrachten of cao-verhogingen, apart door. Dat maakt de werkelijke kosten moeilijk te voorspellen en kan je begroting flink verstoren. De oplossing is eenvoudig: vraag expliciet of de factor all-in is, inclusief alle wettelijke verplichtingen, en laat dit contractueel vastleggen.
Wat is de factor bij payroll?
De payrollfactor is het getal waarmee het brutoloon van een medewerker wordt vermenigvuldigd om het totale factuurbedrag te berekenen. Een factor van 1,65 betekent dat je bij een brutoloon van 2.000 euro per maand in totaal 3.300 euro aan het payrollbedrijf betaalt. De factor dekt alle kosten bovenop het brutoloon.
De hoogte van de factor verschilt per situatie. Relevante variabelen zijn de sector, de toepasselijke cao, de leeftijd en het contract van de medewerker, het verzuimrisico en de specifieke dienstverlening van het payrollbedrijf. Een hogere factor betekent niet automatisch een slechtere deal: het gaat erom wat er precies in zit.
Welke kosten zitten er in de payrollfactor verwerkt?
In de payrollfactor zitten alle werkgeverslasten en servicekosten die bovenop het brutoloon komen. Dat zijn onder meer de werkgeversbijdrage voor sociale verzekeringen, pensioenafdrachten, vakantiegeld, vakantiedagen, verzuimverzekering, loonadministratie en de marge van het payrollbedrijf.
Concreet gaat het om kosten zoals:
- Werkgeverspremies voor WW, WIA en ZW
- Pensioenafdrachten op basis van de toepasselijke cao of pensioenregeling
- Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8% van het brutoloon)
- Opbouw van vakantiedagen en eventuele feestdagenvergoeding
- Verzuimverzekering of eigen risicodragerschap
- Administratie- en servicekosten van het payrollbedrijf
Of al deze posten in de factor zitten, verschilt per aanbieder. Sommige payrollbedrijven hanteren een basisfactor en rekenen bepaalde kosten, zoals ziekteverzuim boven een drempel, apart door. Controleer dit altijd vooraf.
Hoe wordt de payrollfactor berekend?
De payrollfactor wordt berekend door het totale werkgeverskostenbedrag te delen door het brutoloon. Als het brutoloon 2.000 euro is en de totale werkgeverskosten komen uit op 3.300 euro, dan is de factor 3.300 gedeeld door 2.000 = 1,65. De factor drukt dus de verhouding uit tussen wat je betaalt en wat de medewerker bruto verdient.
De berekening verloopt in de praktijk als volgt:
- Start met het brutoloon van de medewerker
- Tel alle verplichte werkgeverslasten op (premies, vakantiegeld, pensioen)
- Voeg de kosten voor verzuimverzekering en administratie toe
- Voeg de marge van het payrollbedrijf toe
- Deel het eindtotaal door het brutoloon
Het resultaat is de factor. Hoe hoger de werkgeverslasten in een sector of cao, hoe hoger de factor doorgaans uitvalt. Sectoren met een verplicht hoog pensioen of veel bovenwettelijke verlofdagen kennen daardoor structureel hogere factoren.
Wat is het verschil tussen de payrollfactor en het tarief bij uitzenden?
Bij payrolling is de factor gebaseerd op het brutoloon van een specifieke medewerker die jij al hebt gevonden. Bij uitzenden rekent het uitzendbureau een tarief dat ook de wervings- en selectiekosten dekt. De payrollfactor is daardoor doorgaans lager dan het uitzendtarief, omdat er geen plaatsingsvergoeding in zit.
Een uitzendtarief is een all-in uurprijs die het uitzendbureau bepaalt op basis van vraag, aanbod en de eigen winstmarge voor werving. De payrollfactor werkt anders: die wordt toegepast op het loon dat jij en de medewerker al zijn overeengekomen. Je behoudt dus de controle over de beloning, terwijl het payrollbedrijf de administratieve en juridische werkgeversrol overneemt.
Dit maakt payrolling aantrekkelijk voor werkgevers die zelf hun personeel werven maar de bijbehorende administratie en risico’s liever uitbesteden.
Is payrolling duurder dan personeel in eigen dienst?
Payrolling is niet per definitie duurder dan personeel in eigen dienst. Dankzij de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) zijn de kosten voor payrolling en direct werkgeverschap dichter bij elkaar komen te liggen. Bovendien bespaar je op accountants-, HR- en administratiekosten die je bij eigen dienst zelf moet maken.
Bij personeel in eigen dienst betaal je dezelfde werkgeverslasten, maar draag je ook zelf het risico bij ziekte, ontslag en cao-wijzigingen. Die risico’s hebben een financiële waarde die je niet altijd direct in de loonkosten ziet, maar die bij een ziekmelding of ontslagprocedure ineens zichtbaar wordt.
Bij payrolling zijn die risico’s overgedragen aan het payrollbedrijf. De factor dekt de kosten voor verzuimverzekering en juridische bescherming al in. Voor veel bedrijven, zeker in het mkb, weegt die ontzorging op tegen het verschil in kosten, als dat verschil er al is.
Hoe kies je een payrollbedrijf met een eerlijke factor?
Kies een payrollbedrijf op basis van transparantie in de opbouw van de factor, niet alleen op de hoogte ervan. Een eerlijk payrollbedrijf geeft inzicht in wat er precies in de factor zit, hanteert een all-in prijs zonder verborgen bijkomende kosten, en is aantoonbaar gecertificeerd volgens de geldende kwaliteitsnormen.
Let bij je keuze op de volgende punten:
- Certificering: Is het bedrijf NEN-4400-gecertificeerd en SNA-gecertificeerd? Dit garandeert dat werkgeverslasten correct worden afgedragen.
- Transparantie: Ontvang je een gespecificeerde opbouw van de factor, inclusief premies, pensioen en verzuimkosten?
- All-in of exclusief: Zijn cao-verhogingen, ziekteverzuim boven een drempel en administratiekosten inbegrepen of worden die apart doorbelast?
- Digitale toegang: Kun je via een app of portaal altijd inzicht krijgen in de personeelsadministratie?
- Branchelidmaatschap: Is het bedrijf aangesloten bij een brancheorganisatie zoals de NBBU?
Een lage factor zonder transparantie is geen voordeel. Het is een risico.
Hoe wij helpen met payroll en de factor
Bij Payroll-Online.nl werken we met een transparante, all-in factor zonder verborgen kosten. We nemen alle werkgeverslasten, verzuimrisico’s, contractbeheer en pensioenafdrachten over, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Onze dienstverlening omvat:
- Volledige loonadministratie en contractbeheer
- Afdracht van pensioenen en sociale premies conform de toepasselijke cao
- Verzuimmanagement en bescherming tegen ontslagrisico’s
- Realtime inzicht via de E-uur App
- Certified compliance: NBBU-aangesloten, NEN-4400, SNA en VCA gecertificeerd
Of je nu ondernemer bent die personeel wil payrollen, of intermediair die per 2026 onder de Wet WTTA vergunningsplichtig is, wij bieden de passende oplossing. Bekijk onze payrolldiensten of vraag direct een offerte aan om te zien wat de factor voor jouw situatie betekent.
Veelgestelde vragen
Kan de payrollfactor gedurende het jaar veranderen?
Ja, de payrollfactor kan tussentijds wijzigen als gevolg van cao-verhogingen, aanpassingen in werkgeverspremies of wijzigingen in de pensioenregeling. Bij een all-in contract zijn deze schommelingen voor rekening van het payrollbedrijf; bij een exclusief contract worden ze doorbelast aan jou als opdrachtgever. Vraag bij het afsluiten van een overeenkomst expliciet hoe het payrollbedrijf omgaat met tussentijdse kostenstijgingen en leg dit contractueel vast.
Wat is een realistisch bereik voor een payrollfactor in Nederland?
In de Nederlandse praktijk ligt de payrollfactor doorgaans tussen de 1,55 en 1,85, afhankelijk van de sector, de toepasselijke cao en het type contract. Sectoren met hoge pensioenafdrachten of veel bovenwettelijke verlofdagen, zoals de bouw of zorg, kennen structureel hogere factoren. Een factor onder de 1,55 is een signaal om kritisch te vragen wat er níét in zit, omdat de wettelijke werkgeverslasten al een fors deel van de factor bepalen.
Hoe kan ik de payrollfactor van verschillende aanbieders eerlijk vergelijken?
Vraag bij elke aanbieder een gespecificeerde factoronderbouwing op en controleer of dezelfde kostenposten zijn meegenomen: pensioenafdrachten, verzuimverzekering, vakantiegeld, vakantiedagen en administratiekosten. Bereken vervolgens het totale maandbedrag op basis van een concreet brutoloon, zodat je appels met appels vergelijkt. Let ook op eventuele drempelregelingen bij verzuim of extra kosten bij cao-verhogingen, want die bepalen uiteindelijk de werkelijke totaalprijs.
Wat gebeurt er met de payrollfactor als een medewerker ziek wordt?
Bij een all-in payrollcontract met verzuimverzekering blijft de factor stabiel, ook bij ziekte van de medewerker; het payrollbedrijf draagt het loondoorbetalingsrisico. Bij een constructie waarbij verzuim boven een bepaalde drempel apart wordt doorbelast, kunnen de kosten tijdelijk oplopen. Controleer vooraf wat de franchise of het eigen risico is bij verzuim, en of het payrollbedrijf actief verzuimmanagement biedt om langdurig verzuim te beperken.
Is payrolling ook geschikt voor medewerkers met een nul-urencontract of wisselende uren?
Ja, payrolling is juist flexibel inzetbaar voor medewerkers met wisselende uren of een nul-urencontract. De payrollfactor wordt in dat geval toegepast op het daadwerkelijk gewerkte brutoloon per periode, zodat je alleen betaalt voor de uren die ook echt zijn gemaakt. Bespreek wel vooraf hoe het payrollbedrijf omgaat met oproepcontracten in relatie tot de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), want die stelt specifieke eisen aan de rechten van oproepkrachten.
Welke certificeringen moet ik minimaal controleren voordat ik met een payrollbedrijf in zee ga?
Controleer minimaal of het payrollbedrijf NEN-4400-gecertificeerd en SNA-gecertificeerd is; dit zijn de basisgaranties dat werkgeverslasten en belastingafdrachten correct worden verwerkt. Een lidmaatschap bij de NBBU (Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen) is een extra kwaliteitsindicator, omdat leden gebonden zijn aan gedragsregels en een cao. Zonder deze certificeringen loop je als opdrachtgever het risico aansprakelijk te worden gesteld voor niet-afgedragen premies of belastingen.
Wat verandert er voor payrollbedrijven en opdrachtgevers met de Wet WTTA per 2026?
De Wet Toelating Terbeschikkingstelling van Arbeidskrachten (WTTA) verplicht payroll- en uitzendbedrijven vanaf 2026 om een officiële toelating aan te vragen bij de overheid. Voor opdrachtgevers betekent dit dat je uitsluitend zaken mag doen met toegelaten aanbieders; werk je samen met een niet-toegelaten partij, dan riskeer je boetes en aansprakelijkheid voor loonkosten. Controleer tijdig of jouw huidige payrollbedrijf het toelatingstraject heeft ingezet en vraag om bevestiging zodra de toelating is verleend.
