De identificatieplicht bij loonadministratie verplicht werkgevers om de identiteit van iedere werknemer te controleren en vast te leggen vóór aanvang van de werkzaamheden. Dit is een wettelijke verplichting uit de Wet op de loonbelasting en de Wet arbeid vreemdelingen. Een geldige kopie van het identiteitsbewijs moet bewaard worden in de personeels- en loonadministratie, zodat de Belastingdienst en de Inspectie SZW dit kunnen controleren.
Ontbrekende identificatie in de loonadministratie kost je meer dan een boete
Wanneer een werkgever geen geldige kopie van het identiteitsbewijs heeft bewaard, past de Belastingdienst automatisch het anoniementarief toe: 52% loonheffing in plaats van het reguliere tarief. Dat verschil haal je niet meer terug. Bovendien loop je het risico op naheffingen en boetes van de Inspectie SZW bij een controle. De oplossing is eenvoudig: zorg voor een vast moment in je inwerkproces waarop de identiteitscontrole plaatsvindt en gedocumenteerd wordt, zodat het nooit meer vergeten wordt.
Een verouderde kopie in het dossier is net zo risicovol als helemaal geen kopie
Veel werkgevers denken dat ze klaar zijn zodra ze eenmalig een kopie hebben gemaakt. Maar een verlopen paspoort of identiteitskaart is geen geldig identiteitsbewijs meer. Als bij een controle blijkt dat het bewaarde document al verlopen was op het moment dat de kopie is gemaakt, telt het alsnog niet mee. Controleer bij elke nieuwe contractperiode of het identiteitsbewijs van de medewerker nog geldig is en vervang de kopie in het dossier zodra een nieuw document beschikbaar is.
Welke documenten zijn geldig voor identificatie?
Geldige identiteitsbewijzen voor de loonadministratie zijn een geldig paspoort, een Europese identiteitskaart, een verblijfsdocument (voor niet-EU-burgers) of een Nederlands rijbewijs. Een rijbewijs is alleen geldig als bewijs van identiteit, niet als bewijs van nationaliteit of verblijfsstatus. Het document moet geldig zijn op het moment dat de kopie is gemaakt.
Voor medewerkers van buiten de EU is extra aandacht nodig. Naast het identiteitsbewijs moet de werkgever ook het verblijfs- en werkrecht controleren. Denk aan een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) of een tewerkstellingsvergunning. Het ontbreken van de juiste documentatie voor buitenlandse werknemers valt onder de Wet arbeid vreemdelingen en kan leiden tot aanzienlijk hogere boetes dan bij binnenlandse werknemers.
Een kopie van een DigiD of een bankpas is nooit een geldig identiteitsbewijs voor de loonadministratie. Alleen officiële, door de overheid uitgegeven documenten met foto en persoonsgegevens tellen mee.
Wanneer moet een werkgever de identiteit controleren?
De identiteitscontrole moet plaatsvinden vóór of uiterlijk op de eerste werkdag van de medewerker. Dit geldt voor alle werknemers, ongeacht contractvorm: vast, tijdelijk, oproep of uitzendkracht. Wachten tot na de eerste werkdag is al te laat en levert een risico op bij een controle.
De controle moet persoonlijk plaatsvinden. De werkgever of een gemachtigde vertegenwoordiger bekijkt het originele document en maakt een kopie. Een kopie opsturen via e-mail door de werknemer zelf is onvoldoende. De wet vereist dat de werkgever het originele document heeft gezien en geverifieerd.
Bij verlenging van een tijdelijk contract waarbij het identiteitsbewijs inmiddels verlopen is, moet de werkgever een nieuwe kopie van het vernieuwde document opvragen en bewaren. Dit geldt ook bij een overstap van de ene naar de andere contractvorm binnen hetzelfde bedrijf.
Wat zijn de gevolgen van niet naleven van de identificatieplicht?
De directe gevolgen zijn het anoniementarief van 52% loonheffing, naheffingsaanslagen van de Belastingdienst en boetes van de Inspectie SZW. Bij werknemers van buiten de EU kunnen de boetes onder de Wet arbeid vreemdelingen oplopen tot meerdere duizenden euro’s per overtreding.
Het anoniementarief is financieel het meest pijnlijke gevolg. Zodra de Belastingdienst constateert dat een identiteitsbewijs ontbreekt of ongeldig was, wordt het tarief met terugwerkende kracht toegepast over de gehele periode dat de medewerker in dienst was zonder geldige identificatie. De werkgever is verantwoordelijk voor de afdracht en kan dit doorgaans niet verhalen op de werknemer.
Naast de financiële gevolgen kan herhaaldelijke of ernstige niet-naleving ook leiden tot reputatieschade en extra toezicht vanuit de inspectiediensten. Bedrijven die vaker in overtreding worden bevonden, komen sneller in aanmerking voor gerichte controles.
Hoe bewaart een werkgever kopieën van identiteitsbewijzen?
Kopieën van identiteitsbewijzen moeten bewaard worden in de loonadministratie voor de gehele duur van het dienstverband, plus minimaal vijf jaar daarna. De kopie moet leesbaar zijn en alle relevante gegevens tonen: naam, geboortedatum, documentnummer en geldigheidsdatum.
Digitaal bewaren is toegestaan, mits de kopie duidelijk leesbaar is en veilig opgeslagen wordt. Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gelden aanvullende eisen: identiteitsbewijzen zijn persoonsgegevens en moeten beveiligd bewaard worden. Toegang moet beperkt zijn tot medewerkers die dit voor hun functie nodig hebben.
Het Burgerservicenummer (BSN) mag je op de kopie bewaren, maar uitsluitend voor wettelijk verplichte doeleinden zoals de loonadministratie. Kopieer je het identiteitsbewijs voor andere doeleinden, dan moet het BSN onleesbaar worden gemaakt. Dit is een veelgemaakte fout die bij een AVG-controle tot problemen kan leiden.
Wie is verantwoordelijk voor de identificatieplicht bij payrolling?
Bij payrolling ligt de verantwoordelijkheid voor de identificatieplicht bij de payrollorganisatie als formeel werkgever. De payrollorganisatie sluit het arbeidscontract, voert de loonadministratie en is juridisch verplicht de identiteitscontrole uit te voeren en de kopieën te bewaren. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, maar niet voor de formele identificatieverplichtingen.
Dit is een van de praktische voordelen van payrolling: de administratieve en juridische verplichtingen rond identificatie, contractbeheer en salarisadministratie worden overgenomen door de payrollorganisatie. De opdrachtgever hoeft zich niet bezig te houden met de vraag of de kopie correct is gemaakt, of het document nog geldig is, of de bewaartermijn wordt nageleefd.
Wel is het verstandig dat de opdrachtgever bij aanvang van de samenwerking duidelijke afspraken maakt met de payrollorganisatie over hoe en wanneer de identificatiecontrole plaatsvindt. Zo weet je zeker dat het proces correct verloopt, ook als medewerkers op korte termijn starten.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met de identificatieplicht in de loonadministratie
Als formeel werkgever nemen wij de volledige verantwoordelijkheid voor de identificatieplicht over van onze opdrachtgevers. Dat betekent concreet:
- Wij controleren en bewaren identiteitsbewijzen van alle medewerkers vóór aanvang van de werkzaamheden
- Wij zorgen voor correcte opslag conform de AVG-vereisten en de wettelijke bewaartermijnen
- Wij bewaken de geldigheid van documenten en signaleren tijdig wanneer een nieuw document nodig is
- Wij voeren de volledige loonadministratie, inclusief de juiste loonheffingen, zodat het anoniementarief nooit van toepassing is
- Wij zijn NBBU-aangesloten, NEN-4400-gecertificeerd en SNA-gecertificeerd, wat onze compliance garandeert
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vraag een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe we jouw personeelsadministratie volledig uit handen nemen.
Veelgestelde vragen
Mag een medewerker zelf een kopie van zijn identiteitsbewijs opsturen via WhatsApp of e-mail?
Nee, dit is niet toegestaan. De wet vereist dat de werkgever of een gemachtigde vertegenwoordiger het originele document persoonlijk heeft gezien en geverifieerd voordat de kopie wordt gemaakt. Een digitale kopie die de werknemer zelf instuurt, voldoet niet aan de wettelijke identificatieplicht en biedt geen bescherming tegen het anoniementarief bij een controle.
Wat moet ik doen als een medewerker zijn identiteitsbewijs is vergeten op de eerste werkdag?
Strikt genomen mag de medewerker pas starten nadat de identiteitscontrole heeft plaatsgevonden. Laat de medewerker zo snel mogelijk bij voorkeur dezelfde dag nog het originele document tonen. Houd er rekening mee dat elke dag zonder geldige identificatie een risico vormt: de Belastingdienst kan het anoniementarief van 52% met terugwerkende kracht toepassen over de periode zonder geldige documentatie.
Geldt de identificatieplicht ook voor stagiairs en vrijwilligers?
Voor stagiairs die een stagevergoeding ontvangen gelden dezelfde regels als voor reguliere werknemers, omdat er sprake is van een loonheffingsplichtige vergoeding. Voor onbetaalde stagiairs en vrijwilligers geldt de identificatieplicht in het kader van de loonadministratie doorgaans niet, maar het is verstandig ook hun identiteit vast te leggen in het kader van uw algemene personeelsadministratie en aansprakelijkheidsrisico's.
Hoe lang moet ik de kopie van het identiteitsbewijs bewaren nadat een medewerker uit dienst is gegaan?
U bent verplicht de kopie te bewaren voor de volledige duur van het dienstverband, plus minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband. Dit sluit aan bij de fiscale bewaartermijnen voor de loonadministratie. Zorg er bij digitale opslag voor dat de bestanden ook na uitdiensttreding nog toegankelijk en leesbaar zijn en conform de AVG beveiligd blijven.
Wat als een medewerker bezwaar maakt tegen het maken van een kopie van zijn identiteitsbewijs?
De identificatieplicht is een wettelijke verplichting voor de werkgever, geen keuze. U bent verplicht een kopie te bewaren; de medewerker is verplicht hieraan mee te werken als voorwaarde voor indiensttreding. Leg de medewerker uit dat de kopie uitsluitend voor wettelijk verplichte doeleinden wordt bewaard, dat het BSN beschermd wordt conform de AVG, en dat toegang tot het dossier beperkt is. Weigert de medewerker alsnog, dan kunt u de arbeidsrelatie juridisch gezien niet starten zonder uzelf bloot te stellen aan risico's.
Hoe bescherm ik het BSN op de identiteitskopie correct tegen misbruik?
Het BSN mag op de kopie zichtbaar blijven uitsluitend wanneer de kopie wordt bewaard voor wettelijk verplichte doeleinden zoals de loonadministratie. Maakt u een kopie voor een ander doel zoals toegangspassen of een intern personeelsdossier buiten de salarisadministratie dan moet u het BSN onleesbaar maken. Gebruik bij digitale opslag een beveiligde omgeving met toegangsbeveiliging en leg in uw privacybeleid vast wie toegang heeft tot deze gegevens.
Wat is het verschil tussen de identificatieplicht bij een uitzendbureau en bij payrolling?
Bij zowel uitzending als payrolling is de formele werkgever, het uitzend- of payrollbedrijf, verantwoordelijk voor de identificatieplicht, niet de opdrachtgever. Het verschil zit in de aard van de overeenkomst: bij payrolling werkt de medewerker exclusief voor één opdrachtgever en neemt de payrollorganisatie de volledige werkgeversrol inclusief alle administratieve en juridische verplichtingen over. Het is in beide gevallen essentieel om bij aanvang van de samenwerking schriftelijk vast te leggen hoe en wanneer de identiteitscontrole plaatsvindt.
