Bij een payrollcontract gelden grotendeels dezelfde regels rondom de proeftijd als bij een gewoon dienstverband, maar er zijn een paar belangrijke nuances. De proeftijd moet schriftelijk worden vastgelegd, mag alleen bij het eerste contract tussen werkgever en werknemer worden afgesproken, en de maximale duur hangt af van de contractduur. Omdat de formele werkgever bij payroll een payrollbedrijf is, heeft dit gevolgen voor hoe de proeftijd juridisch wordt beoordeeld. Meer weten over onze payrolldiensten? Dat leggen we graag uit.
Onduidelijkheid over proeftijdregels kost je als werkgever meer dan je denkt
Wanneer een proeftijdbeding niet correct is opgesteld, kan het nietig worden verklaard. Dat betekent dat je als werkgever een medewerker niet meer rechtsgeldig kunt ontslaan tijdens de proeftijd, terwijl je daar wel op had gerekend. Juist bij payrollconstructies zien we dit regelmatig misgaan: de opdrachtgever denkt dat de proeftijd geldt, maar de juridische werkgever, het payrollbedrijf, heeft het beding niet goed vastgelegd. De oplossing is simpel: zorg dat de proeftijd altijd schriftelijk en correct in het payrollcontract staat, afgestemd op de contractduur.
Verkeerde veronderstellingen over proeftijd leiden tot onnodige juridische risico’s
Veel werkgevers gaan ervan uit dat een proeftijd automatisch geldt zodra iemand begint. Dat is niet zo. Zonder schriftelijke vastlegging is een proeftijdbeding juridisch gezien niet geldig. Bij payroll speelt dit extra sterk, omdat de arbeidsovereenkomst wordt gesloten tussen de werknemer en het payrollbedrijf, niet met jou als opdrachtgever. Als de proeftijdafspraken niet goed zijn gecommuniceerd en vastgelegd in dat contract, sta je bij een conflict met lege handen. Bespreek proeftijdafspraken altijd vooraf met je payrollpartner, zodat dit correct wordt meegenomen in de contractopmaak.
Wat is proeftijd en hoe werkt het bij payroll?
Proeftijd is een afgesproken periode aan het begin van een arbeidsovereenkomst waarin zowel werkgever als werknemer de samenwerking kunnen beëindigen zonder opzegtermijn of ontslagvergunning. Bij payroll wordt de arbeidsovereenkomst gesloten tussen de werknemer en het payrollbedrijf, maar de proeftijdafspraken worden doorgaans in overleg met de opdrachtgever bepaald.
In de praktijk werkt het zo: jij als opdrachtgever geeft aan dat je een proeftijd wilt afspreken, en het payrollbedrijf legt dit schriftelijk vast in het contract met de werknemer. Tijdens de proeftijd kun jij als opdrachtgever aangeven dat je de samenwerking wilt stoppen, waarna het payrollbedrijf als formele werkgever het contract beëindigt.
Belangrijk om te weten: de proeftijd moet altijd schriftelijk worden overeengekomen. Een mondelinge afspraak is juridisch niet geldig. Bovendien mag een proeftijdbeding alleen worden afgesproken bij het eerste contract tussen de werknemer en de formele werkgever, in dit geval het payrollbedrijf.
Hoe lang mag een proeftijd bij een payrollcontract duren?
De maximale duur van een proeftijd bij een payrollcontract hangt af van de contractduur. Bij een contract korter dan zes maanden is een proeftijd helemaal niet toegestaan. Bij een contract van zes maanden tot twee jaar geldt een maximale proeftijd van één maand. Bij een contract van twee jaar of langer, of bij een contract voor onbepaalde tijd, mag de proeftijd maximaal twee maanden bedragen.
Deze regels gelden voor alle arbeidsovereenkomsten in Nederland en zijn ook van toepassing op payrollcontracten. Een cao kan in sommige gevallen afwijkende regels bevatten, maar alleen als dit wettelijk is toegestaan. Het is dus verstandig om altijd te controleren of er een cao van toepassing is op de functie van de betreffende medewerker.
Afwijken van de wettelijke maximumtermijnen is niet mogelijk in het nadeel van de werknemer. Leg je een langere proeftijd vast dan wettelijk is toegestaan, dan is het hele beding nietig en heb je feitelijk geen proeftijd.
Wat zijn de rechten van een werknemer tijdens de proeftijd?
Tijdens de proeftijd heeft een werknemer recht op loon, veilige arbeidsomstandigheden en bescherming tegen discriminatie. Ontslag tijdens de proeftijd is in principe vrij, maar mag niet gebaseerd zijn op discriminatoire gronden zoals zwangerschap, ziekte, religie of vakbondslidmaatschap. In dat geval is het ontslag toch onrechtmatig, ook als er een geldige proeftijd is afgesproken.
Een werknemer mag tijdens de proeftijd ook zelf opzeggen, zonder opzegtermijn. Dit geldt voor beide partijen: zowel de werkgever als de werknemer kan de overeenkomst per direct beëindigen, zonder dat daar een reden voor hoeft te worden opgegeven.
Opgebouwde rechten zoals vakantiedagen en vakantiegeld gelden ook tijdens de proeftijd. De werknemer bouwt deze rechten op vanaf de eerste werkdag, ongeacht of er een proeftijd is afgesproken.
Wat is het verschil tussen proeftijd bij payroll en bij een gewoon dienstverband?
Het grootste verschil is wie de formele werkgever is. Bij een gewoon dienstverband sluit jij als werkgever de arbeidsovereenkomst met de werknemer. Bij payroll is het payrollbedrijf de formele werkgever. Dit betekent dat het payrollbedrijf de proeftijd vastlegt in het contract, en ook degene is die juridisch het ontslag uitvoert als de samenwerking stopt.
In de praktijk verandert er voor de werknemer op de werkvloer weinig: jij als opdrachtgever geeft nog steeds dagelijks leiding. Maar juridisch gezien zijn er relevante verschillen. Zo telt een eerder dienstverband bij hetzelfde payrollbedrijf mee voor de vraag of een proeftijd is toegestaan. Als de werknemer eerder al bij hetzelfde payrollbedrijf heeft gewerkt, ook voor een andere opdrachtgever, kan een nieuwe proeftijd niet meer worden afgesproken.
Dit is een punt waar opdrachtgevers zich regelmatig niet bewust van zijn. Bespreek dit altijd vooraf met je payrollpartner, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Kan een proeftijd nietig zijn bij een payrollcontract?
Ja, een proeftijdbeding kan nietig zijn bij een payrollcontract. Dit is het geval als de proeftijd niet schriftelijk is vastgelegd, langer duurt dan wettelijk is toegestaan, is afgesproken bij een contract korter dan zes maanden, of als de werknemer eerder al bij hetzelfde payrollbedrijf heeft gewerkt en er dus al een arbeidsrelatie heeft bestaan.
Als een proeftijdbeding nietig is, bestaat het juridisch gezien niet. Je kunt de werknemer dan niet meer rechtsgeldig ontslaan op basis van de proeftijd. Je hebt dan te maken met de normale ontslagregels, inclusief opzegtermijn en eventueel een ontslagvergunning of transitievergoeding.
Nietigheid van de proeftijd is een veelgemaakte valkuil, juist omdat werkgevers er te snel van uitgaan dat alles automatisch goed is geregeld. Bij payroll is het de verantwoordelijkheid van het payrollbedrijf om dit correct vast te leggen, maar als opdrachtgever is het slim om dit zelf ook te controleren.
Wanneer is payrolling met proeftijd de juiste keuze voor een werkgever?
Payrolling met proeftijd is een goede keuze als je een nieuwe medewerker wilt inzetten zonder direct alle werkgeversrisico’s te dragen, en je eerst wilt beoordelen of de samenwerking werkt. Je behoudt de dagelijkse aansturing, terwijl het payrollbedrijf de juridische en administratieve verantwoordelijkheid draagt. De proeftijd geeft je dan de ruimte om snel bij te sturen als de match toch niet goed blijkt.
Dit is met name interessant voor werkgevers die flexibiliteit willen combineren met zekerheid. Je hoeft je geen zorgen te maken over salarisadministratie, contractbeheer of cao-verplichtingen, terwijl je toch de mogelijkheid hebt om de samenwerking in de beginfase te evalueren.
Payrolling is ook financieel aantrekkelijk: dankzij de Wet Arbeidsmarkt in Balans is payrolling niet duurder dan personeel in eigen dienst, en bespaar je bovendien op accountants- en administratiekosten. Voor werkgevers die net beginnen met een nieuwe medewerker is dit een praktische en risicoarme manier om te starten.
Hoe Payroll-Online.nl helpt bij proeftijd en payroll
Wij nemen de volledige juridische en administratieve verantwoordelijkheid over, inclusief het correct vastleggen van proeftijdafspraken in het arbeidscontract. Zo weet je zeker dat de proeftijd rechtsgeldig is en dat je als opdrachtgever geen onnodige risico’s loopt. Dit is wat wij voor je regelen:
- Schriftelijk vastleggen van de proeftijd conform de wettelijke regels
- Controle op eerdere dienstverbanden bij ons als formele werkgever
- Volledig contractbeheer, loonadministratie en pensioenafdrachten
- Begeleiding bij beëindiging van de samenwerking tijdens of na de proeftijd
- Realtime inzicht in je personeelsadministratie via de E-uur App
Als NBBU-aangesloten, NEN-4400-, SNA- en VCA-gecertificeerde organisatie werken wij volgens de strengste kwaliteitsnormen in de Nederlandse flexbranche. Wil je weten wat wij voor jouw situatie kunnen betekenen? Vraag een offerte aan en we kijken samen naar de beste oplossing.
Veelgestelde vragen
Kan ik als opdrachtgever zelf controleren of de proeftijd correct is vastgelegd in het payrollcontract?
Ja, en dat is ook verstandig om te doen. Vraag je payrollpartner altijd om een kopie van de arbeidsovereenkomst te mogen inzien, zodat je kunt controleren of de proeftijdclausule er correct en schriftelijk in staat. Let daarbij specifiek op de duur van de proeftijd in verhouding tot de contractduur, en of het beding expliciet is opgenomen. Een goed payrollbedrijf zal hier transparant over zijn en je proactief informeren.
Wat gebeurt er als ik tijdens de proeftijd wil stoppen met de samenwerking? Hoe verloopt dat proces bij payroll?
Als je als opdrachtgever de samenwerking wilt beëindigen tijdens de proeftijd, geef je dit aan bij je payrollpartner. Het payrollbedrijf, als formele werkgever, verwerkt vervolgens het ontslag richting de werknemer. Er is geen opzegtermijn vereist en je hoeft geen reden op te geven, mits het ontslag niet gebaseerd is op discriminatoire gronden. Zorg dat je de beëindiging altijd schriftelijk communiceert aan je payrollpartner, zodat er een duidelijk spoor is.
Wat als een medewerker al eerder via een ander payrollbedrijf heeft gewerkt? Geldt de proeftijd dan nog wel?
Ja, in dat geval kan een proeftijd in principe nog steeds worden afgesproken, omdat het om een andere formele werkgever gaat. De beperking geldt alleen als de werknemer eerder bij hetzelfde payrollbedrijf heeft gewerkt, ongeacht voor welke opdrachtgever. Het is dus belangrijk dat je payrollpartner bij de contractopmaak altijd controleert of er al een eerdere arbeidsrelatie heeft bestaan binnen hun eigen organisatie.
Mag ik als opdrachtgever een langere proeftijd afspreken als de functie een langere inwerkperiode vereist?
Nee, de wettelijke maximumtermijnen zijn dwingend en kunnen niet worden verlengd, ook niet als de functie een intensieve inwerkperiode vraagt. Een proeftijd van meer dan twee maanden is juridisch nooit geldig, ongeacht de complexiteit van de rol. Als je meer tijd nodig hebt om iemand te beoordelen, kun je overwegen om te starten met een tijdelijk contract van zes maanden of langer, zodat je in ieder geval gebruik kunt maken van de maximale proeftijdtermijn die wettelijk is toegestaan.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die opdrachtgevers maken rondom proeftijd bij payroll?
De meest gemaakte fouten zijn: ervan uitgaan dat een proeftijd automatisch geldt zonder dit schriftelijk vast te laten leggen, een te lange proeftijd afspreken die wettelijk niet is toegestaan, en niet controleren of de werknemer eerder bij hetzelfde payrollbedrijf heeft gewerkt. Een andere veelvoorkomende fout is het niet bespreken van de proeftijdwens met de payrollpartner vóórdat het contract wordt opgesteld. Al deze fouten kunnen ertoe leiden dat het proeftijdbeding nietig is en je terugvalt op de reguliere ontslagregels.
Heeft een werknemer recht op een transitievergoeding als hij tijdens de proeftijd wordt ontslagen?
Nee, bij ontslag tijdens een geldige proeftijd heeft de werknemer geen recht op een transitievergoeding. Dit is een van de redenen waarom de proeftijdperiode voor werkgevers juridisch aantrekkelijk is: de beëindiging is snel, eenvoudig en zonder extra kosten. Echter, als het proeftijdbeding nietig blijkt te zijn, gelden de normale ontslagregels wél, en kan de werknemer aanspraak maken op een transitievergoeding afhankelijk van de duur van het dienstverband.
Is payrolling met proeftijd ook geschikt voor vaste functies, of alleen voor tijdelijke of projectmatige rollen?
Payrolling met proeftijd is ook zeer geschikt voor vaste functies. Je kunt een medewerker via payroll in dienst nemen op een contract voor onbepaalde tijd, inclusief een proeftijd van maximaal twee maanden. Dit geeft je de flexibiliteit om de samenwerking in de beginfase te evalueren, terwijl het payrollbedrijf alle juridische en administratieve verplichtingen afhandelt. Zodra de proeftijd voorbij is en de match goed blijkt, loopt het dienstverband gewoon door zonder dat je extra stappen hoeft te ondernemen.
