Voor payrollmedewerkers geldt in de meeste gevallen de cao van de sector waarin de opdrachtgever actief is, ook wel de inlenersbeloning genoemd. Dit principe is vastgelegd in de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en verplicht payrollbedrijven om medewerkers ten minste dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als wanneer ze rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zouden zijn. Welke specifieke cao van toepassing is, hangt dus af van de branche van de inlener. Bekijk onze diensten voor een compleet overzicht van wat payroll precies inhoudt.
Verkeerde cao-toepassing kost je meer dan je denkt
Als een payrollbedrijf de verkeerde cao toepast, of helemaal geen cao hanteert terwijl dat wel verplicht is, loop je als opdrachtgever serieuze risico’s. Medewerkers kunnen met terugwerkende kracht aanspraak maken op salarisverschillen, vakantiegeld of toeslagen die ze hadden moeten ontvangen. Dat kan oplopen tot aanzienlijke nabetalingen en juridische complicaties. De oplossing is eenvoudig: zorg dat je payrollpartner actief controleert welke cao op jouw sector van toepassing is en dit structureel verwerkt in de verloning.
Onduidelijkheid over de inlenersbeloning houdt goede samenwerking tegen
Veel opdrachtgevers weten niet precies wat de inlenersbeloning inhoudt of welke elementen daarin zijn opgenomen. Dat leidt tot misverstanden tussen opdrachtgever en payrollbedrijf, en uiteindelijk tot medewerkers die minder ontvangen dan waar ze recht op hebben. Dit schaadt het vertrouwen en kan leiden tot verloop. Een goede payrollpartner legt transparant uit welke arbeidsvoorwaarden worden toegepast en waarom, zodat je als opdrachtgever precies weet waar je aan toe bent.
Wat is een cao en waarom geldt die ook voor payrollmedewerkers?
Een cao, of collectieve arbeidsovereenkomst, is een schriftelijke afspraak tussen werkgevers(organisaties) en vakbonden over arbeidsvoorwaarden zoals loon, werktijden en verlof. Voor payrollmedewerkers geldt een cao omdat de WAB bepaalt dat zij recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die direct bij de opdrachtgever in dienst zijn.
Vóór de invoering van de WAB in 2020 konden payrollmedewerkers soms op een afwijkende, goedkopere cao worden verloond. Dat is nu niet meer toegestaan. De wetgever heeft bewust gekozen voor gelijke behandeling, zodat payrolling niet langer als instrument kan worden gebruikt om arbeidskosten te drukken ten opzichte van eigen personeel.
Dit betekent dat een payrollbedrijf actief moet nagaan welke cao er geldt in de sector van de opdrachtgever en die cao vervolgens correct moet toepassen. De verantwoordelijkheid ligt daarmee niet alleen bij de opdrachtgever, maar ook bij de payrollorganisatie zelf.
Welke cao is van toepassing op payrollmedewerkers in Nederland?
De cao die van toepassing is op een payrollmedewerker, is de cao die geldt in de sector van de inlener, de opdrachtgever dus. Werkt een medewerker via payroll bij een bouwbedrijf, dan geldt de cao Bouwnijverheid. Werkt iemand in de zorg, dan is de cao Zorg en Welzijn van toepassing.
Dit principe heet de inlenersbeloning en is wettelijk verankerd. Het gaat niet alleen om het basissalaris, maar ook om toeslagen, vakantiedagen, onkostenvergoedingen en andere arbeidsvoorwaarden die in de betreffende sector-cao zijn afgesproken.
Er zijn situaties waarbij het minder duidelijk is welke cao van toepassing is, bijvoorbeeld als de opdrachtgever in meerdere sectoren actief is of als er geen sector-cao bestaat. In dat geval gelden specifieke regels die hieronder verder worden toegelicht.
Wat houdt de inlenersbeloning in voor payrollmedewerkers?
De inlenersbeloning is het pakket aan arbeidsvoorwaarden dat een payrollmedewerker minimaal moet ontvangen, gebaseerd op wat een vergelijkbare medewerker bij de opdrachtgever zou verdienen. Het gaat om zes specifieke elementen die wettelijk zijn vastgesteld.
De inlenersbeloning bestaat uit:
- Het functieloon dat hoort bij de functie van de medewerker op basis van de cao van de inlener
- Toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid, ploegendienst of gevaarlijk werk
- Initiële loonsverhogingen die gedurende de inleenperiode in de cao worden doorgevoerd
- Kostenvergoedingen zoals reiskosten, indien de opdrachtgever die ook aan eigen medewerkers betaalt
- Periodieken, de stappen in de salarisschaal die aan diensttijd zijn gekoppeld
- Vakantiedagen en verlof conform de cao van de inlener
Elementen zoals pensioen, winstdeling of bedrijfsspecifieke regelingen vallen buiten de inlenersbeloning en hoeven niet te worden overgenomen. Daarvoor geldt de eigen pensioenregeling van het payrollbedrijf.
Wat is het verschil tussen de ABU cao en de NBBU cao bij payroll?
De ABU cao en de NBBU cao zijn beide uitzend-cao’s, maar ze gelden niet voor payrollmedewerkers. Payrollmedewerkers vallen onder de inlenersbeloning, niet onder een uitzend-cao. Het onderscheid tussen ABU en NBBU is daarom bij payroll minder relevant dan bij traditioneel uitzendbureauwerk.
Vóór de WAB werden payrollmedewerkers soms verloond op basis van de ABU of NBBU cao, wat lagere kosten opleverde voor de opdrachtgever. De WAB heeft hier een einde aan gemaakt. Sindsdien geldt voor payrollmedewerkers de cao van de sector van de inlener, ongeacht bij welk payrollbedrijf ze in dienst zijn.
De ABU en NBBU cao’s zijn dus nog steeds relevant voor uitzendbureaus die medewerkers detacheren zonder dat er sprake is van payrolling. Het is belangrijk dit onderscheid te kennen, omdat de constructie bepalend is voor welke cao van toepassing is.
Wat gebeurt er als er geen cao geldt in de sector van de opdrachtgever?
Als er in de sector van de opdrachtgever geen algemeen verbindend verklaarde cao geldt, dan heeft de payrollmedewerker recht op de arbeidsvoorwaarden die de opdrachtgever hanteert voor zijn eigen medewerkers in een vergelijkbare functie. Is er geen vergelijkbare functie, dan gelden de wettelijke minimumarbeidsvoorwaarden als ondergrens.
In de praktijk betekent dit dat de opdrachtgever transparant moet zijn over de eigen arbeidsvoorwaarden. Het payrollbedrijf heeft informatie nodig over het functieloon, de toeslagen en de verlofregeling om de inlenersbeloning correct te kunnen toepassen.
Ontbreekt die informatie of is er onduidelijkheid over de vergelijkbaarheid van functies, dan is het verstandig dit vooraf goed af te stemmen met je payrollpartner. Zo voorkom je dat medewerkers achteraf aanspraak maken op arbeidsvoorwaarden die niet zijn meegenomen in de verloning.
Wie is verantwoordelijk voor het toepassen van de juiste cao bij payroll?
De primaire verantwoordelijkheid voor het correct toepassen van de cao ligt bij het payrollbedrijf, omdat de medewerker formeel bij het payrollbedrijf in dienst is. De opdrachtgever heeft echter een informatieplicht: hij moet het payrollbedrijf voorzien van de juiste gegevens over de toepasselijke cao en de bijbehorende arbeidsvoorwaarden.
In de praktijk werkt dit als een gedeelde verantwoordelijkheid. De opdrachtgever weet in welke sector hij actief is en welke cao daarbinnen geldt. Het payrollbedrijf vertaalt die informatie naar de juiste verloning. Klopt de informatie van de opdrachtgever niet, dan kan de opdrachtgever aansprakelijk worden gesteld voor de schade die daaruit voortvloeit.
Een goede payrollpartner neemt proactief contact op als er onduidelijkheid is over de toepasselijke cao, controleert cao-wijzigingen en verwerkt die automatisch in de verloning. Zo blijft de opdrachtgever compliant zonder zelf alle cao-ontwikkelingen bij te hoeven houden.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met cao-naleving bij payroll
Cao-regels correct toepassen vraagt om actuele kennis en nauwkeurige administratie. Wij nemen die verantwoordelijkheid volledig over, zodat jij je kunt richten op je bedrijf. Concreet regelen wij:
- Het bepalen van de juiste cao op basis van de sector van jouw organisatie
- Het verwerken van alle elementen van de inlenersbeloning in de verloning
- Het automatisch doorvoeren van cao-wijzigingen en loonsverhogingen
- Correcte afdracht van pensioenpremies conform de geldende regelingen
- Realtime inzicht in de personeelsadministratie via de E-uur App
Als NBBU-aangesloten en NEN-4400 gecertificeerde organisatie werken wij volgens de strengste kwaliteitsnormen in de Nederlandse flexbranche. Wil je weten wat wij voor jouw situatie kunnen betekenen? Vraag een vrijblijvende offerte aan en we kijken samen naar de beste oplossing.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik als opdrachtgever welke cao op mijn sector van toepassing is?
Je kunt de toepasselijke cao opzoeken via de website van de Rijksoverheid (cao.szw.nl), waar alle algemeen verbindend verklaarde cao's per sector worden bijgehouden. Daarnaast kun je navraag doen bij de brancheorganisatie van jouw sector. Een goede payrollpartner neemt dit echter proactief van je over: zij bepalen op basis van jouw SBI-code (Standaard Bedrijfsindeling) en bedrijfsactiviteiten welke cao van toepassing is en passen die direct toe in de verloning.
Wat als een medewerker via payroll werkzaamheden uitvoert die onder meerdere sectoren vallen?
In dat geval is de hoofdactiviteit van de opdrachtgever doorslaggevend voor het bepalen van de toepasselijke cao. Voert een medewerker structureel werkzaamheden uit die onder een andere sector vallen, dan kan het noodzakelijk zijn om per functie of taakomschrijving te beoordelen welke cao het meest van toepassing is. Stem dit vooraf goed af met je payrollpartner om discussies achteraf te voorkomen.
Kan ik als opdrachtgever betere arbeidsvoorwaarden aanbieden dan de inlenersbeloning voorschrijft?
Ja, de inlenersbeloning is een wettelijk minimum, geen maximum. Je kunt als opdrachtgever altijd gunstigere arbeidsvoorwaarden laten toepassen voor je payrollmedewerkers, bijvoorbeeld een hoger salaris of extra vakantiedagen. Bespreek dit met je payrollpartner zodat de afwijkende afspraken correct worden vastgelegd en verwerkt in de verloning.
Hoe vaak worden cao-wijzigingen doorgevoerd en wie houdt dat bij?
Cao's worden doorgaans één tot twee keer per jaar herzien, maar tussentijdse loonsverhogingen of aanpassingen komen ook voor. De verantwoordelijkheid voor het bijhouden en tijdig verwerken van cao-wijzigingen ligt bij het payrollbedrijf. Controleer bij het kiezen van een payrollpartner expliciet of zij cao-updates automatisch verwerken in de verloning, zodat je medewerkers altijd op tijd de correcte beloning ontvangen.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het toepassen van de inlenersbeloning?
De meest voorkomende fouten zijn: het niet meenemen van toeslagen (zoals onregelmatigheidstoeslag of overwerktoeslag), het vergeten door te voeren van periodieken op basis van diensttijd, en het niet aanpassen van de verloning na een cao-verhoging. Ook het verstrekken van onvolledige of onjuiste functie-informatie door de opdrachtgever is een veelvoorkomende oorzaak van fouten. Een payrollpartner met een gestructureerd controleproces voorkomt deze valkuilen.
Wat moet ik regelen voordat ik start met een payrollconstructie om cao-problemen te voorkomen?
Zorg er vóór de start voor dat je de volgende informatie paraat hebt voor je payrollpartner: de sector en SBI-code van je organisatie, de functiebeschrijvingen en bijbehorende salarisschalen uit de toepasselijke cao, de geldende toeslagen en verlofregelingen, en eventuele bedrijfsspecifieke kostenvergoedingen die je aan eigen medewerkers betaalt. Hoe vollediger de informatie die je aanlevert, hoe accurater de payrollpartner de inlenersbeloning kan toepassen vanaf dag één.
Heeft de invoering van de WAB in 2020 ook gevolgen gehad voor de kosten van payroll voor opdrachtgevers?
Ja, door de WAB zijn de kosten van payrolling voor opdrachtgevers in veel gevallen gestegen, omdat payrollmedewerkers sindsdien recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als direct personeel. Dit maakt payrolling minder aantrekkelijk als puur kostenbesparend instrument, maar het blijft een waardevolle oplossing voor het uitbesteden van werkgeversrisico's en administratieve lasten. De toegevoegde waarde zit nu vooral in ontzorging, compliance en flexibiliteit, niet in lagere loonkosten.
