Een payrolltarief bestaat uit het brutoloon van de medewerker, alle werkgeverslasten en een opslag voor de dienstverlening van het payrollbedrijf. Concreet betekent dit dat je als opdrachtgever één all-in tarief betaalt, waarbinnen salarisadministratie, contractbeheer, pensioenafdrachten en werkgeversrisico’s zijn ondergebracht. Wil je weten wat er precies in zit en wat er buiten valt? Dan helpt dit artikel je verder. Bekijk ook onze payrolldiensten voor een volledig overzicht.
Onduidelijkheid over je payrolltarief kost je meer dan je denkt
Veel ondernemers vergelijken payrolltarieven zonder te weten wat er precies in zit. Het gevolg: je kiest een aanbieder op basis van een laag getal, maar ontdekt achteraf dat ziekteverzuimkosten, pensioenopbouw of administratiekosten apart in rekening worden gebracht. Dat maakt een eerlijke vergelijking onmogelijk en zorgt voor onverwachte kosten. De oplossing is simpel: vraag altijd een gespecificeerde offerte op en controleer per post wat er wel en niet is inbegrepen.
Verborgen kosten buiten het tarief remmen je kostenbesparing af
Payrolling levert pas echt besparing op als je het totaalplaatje vergelijkt met personeel in eigen dienst. Denk aan de kosten voor een accountant, HR-software, juridisch advies bij ontslag en verzuimbegeleiding. Als deze posten buiten het payrolltarief vallen, verdwijnt het voordeel snel. Zorg dat je bij het aanvragen van een offerte expliciet vraagt welke diensten zijn inbegrepen, zodat je appels met appels vergelijkt en de werkelijke besparing zichtbaar wordt.
Wat is een payrolltarief en hoe is het opgebouwd?
Een payrolltarief is het totaalbedrag dat je als opdrachtgever betaalt voor het in dienst nemen van een medewerker via een payrollbedrijf. Het tarief bestaat uit het brutoloon van de medewerker, de werkgeverslasten zoals sociale premies en vakantiegeld, en een serviceopslag van het payrollbedrijf voor de uitvoering van de administratie en het dragen van het werkgeverschap.
De opbouw ziet er in de praktijk als volgt uit: het brutoloon vormt de basis, daarbovenop komen werkgeverslasten zoals de werkgeverspremies voor WW, ZW en WIA, vakantiegeld, eventuele toeslagen en de kosten voor pensioenopbouw. De serviceopslag van het payrollbedrijf dekt de administratieve uitvoering, contractbeheer en het werkgeverschap zelf. Dit alles wordt samengevoegd tot één factuurbedrag per periode.
De hoogte van het tarief hangt af van het branchepensioen dat van toepassing is, de van toepassing zijnde cao, het functieniveau van de medewerker en de specifieke diensten die je afneemt. Hoe meer risico en administratie het payrollbedrijf overneemt, hoe hoger de opslag doorgaans is.
Welke kostenposten zijn standaard inbegrepen in een payrolltarief?
Een volledig payrolltarief omvat doorgaans het brutoloon, vakantiegeld, vakantiedagen, werkgeverspremies voor sociale verzekeringen, pensioenopbouw, loonadministratie en contractbeheer. Dit zijn de kostenposten die bij een transparante payrollaanbieder standaard in het all-in tarief zitten en niet apart worden gefactureerd.
Concreet gaat het om de volgende posten:
- Brutoloon inclusief eventuele toeslagen en overwerkvergoedingen
- Vakantiegeld (minimaal 8% over het brutoloon)
- Vakantiedagen en feestdagen conform de cao of wettelijke norm
- Werkgeverspremies voor WW, ZW en WIA
- Pensioenopbouw via het toepasselijke branchepensioen
- Loonadministratie inclusief loonstroken en jaaropgaven
- Contractbeheer en juridische werkgeversverantwoordelijkheden
Sommige aanbieders rekenen ook de kosten voor verzuimmanagement en arbodienstverlening mee in het tarief. Dit verschilt per aanbieder, dus controleer dit altijd voordat je een overeenkomst tekent.
Zijn ziekteverzuim en ontslagkosten ook gedekt via payrolling?
Ja, bij payrolling zijn ziekteverzuim en ontslagkosten in principe gedekt. Het payrollbedrijf is juridisch gezien de werkgever en draagt daarmee de verantwoordelijkheid voor doorbetaling bij ziekte, re-integratieverplichtingen en eventuele ontslagvergoedingen. Dit is een van de belangrijkste voordelen van payrolling ten opzichte van personeel in eigen dienst.
Bij ziekte betaalt het payrollbedrijf het loon door conform de wettelijke verplichtingen en draagt het zorg voor de aansturing van het re-integratietraject. Jij als opdrachtgever behoudt de dagelijkse leiding over de medewerker, maar de financiële en juridische lasten van het verzuim liggen bij het payrollbedrijf.
Bij ontslag geldt hetzelfde principe: eventuele transitievergoedingen en juridische procedures vallen onder de verantwoordelijkheid van het payrollbedrijf. Dit geeft ondernemers aanzienlijk meer zekerheid en voorkomt onverwachte kosten die bij personeel in eigen dienst direct voor rekening van de werkgever komen.
Is payrolling duurder dan personeel in eigen dienst?
Payrolling is niet duurder dan personeel in eigen dienst als je het totaalplaatje vergelijkt. Dankzij de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) zijn de loonkosten via payrolling vergelijkbaar met directe indienstneming. Bovendien bespaar je op accountants- en administratiekosten, HR-software en de kosten voor juridisch advies bij verzuim of ontslag.
Het misverstand dat payrolling duurder is, ontstaat doordat mensen het factuurtarief van het payrollbedrijf vergelijken met alleen het brutoloon van een eigen medewerker. Maar dat is geen eerlijke vergelijking. Bij personeel in eigen dienst betaal je ook werkgeverspremies, vakantiegeld, pensioen, accountantskosten voor de loonadministratie en het risico van doorbetaling bij ziekte. Al die kosten zijn bij payrolling gebundeld in één tarief.
Voor veel mkb-ondernemers is payrolling per saldo goedkoper, omdat ze geen aparte HR-medewerker of salarisadministrateur nodig hebben en de risico’s van het werkgeverschap niet zelf hoeven te dragen.
Welke kosten vallen buiten een standaard payrolltarief?
Kosten die buiten een standaard payrolltarief kunnen vallen zijn onder andere: kosten voor specifieke arbeidsrechtelijke procedures, meerwerk buiten de afgesproken dienstverlening, branchespecifieke toeslagen die niet in de cao zijn opgenomen, en eventuele kosten voor extra rapportages of maatwerksoftware.
Niet elke aanbieder hanteert dezelfde afbakening. Bij sommige payrollaanbieders zijn de kosten voor de arbodienst en verzuimmanagement inbegrepen, bij anderen worden deze apart in rekening gebracht. Hetzelfde geldt voor de kosten van een eventuele collectieve zorgverzekering of andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
Vraag bij het aanvragen van een offerte altijd expliciet door op de volgende punten:
- Is de arbodienst inbegrepen of apart?
- Worden er kosten gerekend bij het beëindigen van een payrollcontract?
- Zijn er opstartkosten of administratiekosten per medewerker?
- Hoe worden cao-wijzigingen verwerkt en zijn daar kosten aan verbonden?
Hoe vraag je een transparante payrollofferte aan?
Een transparante payrollofferte vraag je aan door het gewenste brutoloon, de toepasselijke cao en het aantal medewerkers door te geven aan de payrollaanbieder. Vraag vervolgens om een gespecificeerde opgave van alle kostenposten, zodat je precies weet wat er in het tarief zit en wat er buiten valt.
Een goede offerte laat zien hoe het tarief is opgebouwd: van brutoloon en werkgeverslasten tot pensioenopbouw en de serviceopslag. Als een aanbieder alleen een totaalpercentage of een all-in bedrag geeft zonder specificatie, is dat een signaal om door te vragen.
- Verzamel de relevante gegevens: functie, brutoloon, cao en gewenste startdatum
- Vraag een gespecificeerde offerte op met alle kostenposten uitgesplitst
- Controleer welke risico’s en diensten zijn inbegrepen
- Vergelijk minimaal twee offertes op basis van dezelfde parameters
- Vraag naar de werkwijze bij ziekte, ontslag en cao-wijzigingen
Hoe Payroll-Online.nl helpt met transparante payrollkosten
Bij ons weet je precies waar je aan toe bent. Wij bieden een volledig all-in payrolltarief zonder verborgen kosten, zodat je als ondernemer of intermediair niet voor verrassingen komt te staan. Dit is wat wij voor je regelen:
- Volledige loonadministratie inclusief loonstroken, jaaropgaven en pensioenafdrachten
- Contractbeheer en naleving van de toepasselijke cao
- Werkgeversrisico’s zoals ziekteverzuim en ontslagkosten zijn bij ons gedekt
- Realtime inzicht via de E-uur App, zodat je altijd overzicht hebt over je personeelsadministratie
- Compliance gegarandeerd als NBBU-aangesloten, NEN-4400-, SNA- en VCA-gecertificeerde organisatie
Wil je weten wat payrolling jou concreet kost en oplevert? Vraag direct een transparante payrollofferte aan en ontvang een gespecificeerde opgave op maat voor jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of een payrollaanbieder écht transparant is over zijn tarieven?
Een transparante payrollaanbieder geeft je altijd een gespecificeerde offerte met alle kostenposten afzonderlijk uitgesplitst, inclusief werkgeverslasten, pensioenopbouw en de serviceopslag. Vraag specifiek naar kosten die buiten het tarief kunnen vallen, zoals arbodienstverlening, opstartkosten en kosten bij contractbeëindiging. Weigert een aanbieder deze specificatie te geven of volstaat hij met alleen een totaalpercentage, dan is dat een duidelijk waarschuwingssignaal.
Kan ik tussentijds overstappen naar een andere payrollaanbieder als ik niet tevreden ben?
Ja, overstappen is mogelijk, maar controleer eerst de opzegtermijnen en eventuele beëindigingskosten in je huidige payrollovereenkomst. Zorg dat je bij de nieuwe aanbieder vraagt hoe de overdracht van lopende contracten, pensioenafdrachten en loonstrookhistorie wordt geregeld. Een goede payrollaanbieder helpt je bij een soepele overgang en zorgt dat er geen administratieve gaten vallen.
Wat gebeurt er met het payrolltarief als de cao van mijn medewerker wijzigt?
Bij een cao-wijziging past het payrollbedrijf het tarief automatisch aan op basis van de nieuwe cao-afspraken, zoals loonsverhogingen of gewijzigde toeslagen. Vraag vooraf of hier administratiekosten aan verbonden zijn, want sommige aanbieders rekenen een vergoeding voor het verwerken van cao-aanpassingen. Bij een transparante aanbieder worden cao-wijzigingen zonder meerkosten doorgevoerd als onderdeel van de standaarddienstverlening.
Is payrolling ook geschikt als ik slechts één of twee medewerkers in dienst wil nemen?
Absoluut, payrolling is juist voor kleinere aantallen medewerkers vaak zeer voordelig omdat je als mkb-ondernemer dan zelf geen salarisadministratie of HR-expertise hoeft op te bouwen. De vaste kosten van een eigen loonadministratie of salarisadministrateur zijn bij één of twee medewerkers relatief hoog, terwijl je bij payrolling alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk afneemt. Controleer wel of de aanbieder minimumafname-eisen stelt.
Wat is het verschil tussen payrolling en uitzendwerk, en heeft dat invloed op het tarief?
Bij uitzendwerk werft het bureau actief de medewerker en plaatst deze bij jou, terwijl bij payrolling jij zelf de medewerker aantrekt en het payrollbedrijf uitsluitend het werkgeverschap en de administratie overneemt. Dit verschil heeft directe invloed op het tarief: uitzendtarieven zijn doorgaans hoger omdat ze ook de wervingskosten en marge van het bureau bevatten. Payrolling is daardoor in de meeste gevallen de goedkopere optie als je de medewerker zelf al hebt gevonden.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het vergelijken van payrolltarieven?
De meest gemaakte fout is het vergelijken van een payrolltarief met alleen het brutoloon van een eigen medewerker, zonder de bijkomende werkgeverslasten mee te rekenen. Een tweede veelgemaakte fout is het vergelijken van offertes die niet op dezelfde parameters zijn gebaseerd, bijvoorbeeld omdat de ene aanbieder de arbodienst wel en de andere niet meeneemt. Vergelijk daarom altijd gespecificeerde offertes op basis van exact dezelfde functie, brutoloon en gewenste dienstverlening.
Hoe lang duurt het voordat een medewerker via payrolling aan de slag kan?
In de meeste gevallen kan een medewerker binnen enkele werkdagen via payrolling starten, zodra de benodigde gegevens zoals het brutoloon, de toepasselijke cao en de persoonlijke gegevens van de medewerker zijn aangeleverd. Het payrollbedrijf zorgt vervolgens voor het opstellen van het arbeidscontract, de aanmelding bij de belastingdienst en de inschrijving voor pensioen. Vraag bij je aanbieder naar de exacte doorlooptijd om onverwachte vertragingen te voorkomen.
