Bij payrolling betaalt het payrollbureau de ziektekosten van een payrollmedewerker. Het payrollbureau is juridisch werkgever en draagt daarmee alle werkgeversverplichtingen, inclusief loondoorbetaling bij ziekte. Als opdrachtgever behoud je de dagelijkse leiding over je medewerker, maar de financiële en juridische risico’s rondom ziekteverzuim liggen volledig bij het payrollbureau. Dit is een van de grootste voordelen van payroll als personeelsoplossing.
Onverwacht ziekteverzuim treft opdrachtgevers harder dan ze verwachten
Wie personeel in eigen dienst heeft, betaalt bij ziekte tot twee jaar lang minimaal 70% van het loon door. Dat is een aanzienlijke kostenpost, zeker voor mkb-bedrijven met een kleine personeelsbezetting. Eén langdurig zieke medewerker kan direct druk zetten op de bedrijfsvoering en cashflow. De oplossing is het overdragen van het werkgeverschap aan een payrollbureau, zodat de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte niet langer jouw probleem is.
Juridische onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is kost je tijd en geld
Veel ondernemers denken dat ze als opdrachtgever ook werkgever zijn en handelen daar onbewust naar. Dat leidt tot misstappen: verkeerde communicatie bij ziekmelding, het zelf aansturen van re-integratietrajecten, of onterechte loonbetalingen. Zodra de juridische verantwoordelijkheid helder is en bij het payrollbureau ligt, weet jij precies wat jouw rol is en wat je kunt laten liggen.
Wie is de juridische werkgever bij payrolling?
Bij payrolling is het payrollbureau de juridische werkgever van de medewerker. De opdrachtgever, het bedrijf dat de medewerker dagelijks aanstuurt, heeft geen arbeidsrechtelijke relatie met de medewerker. Het payrollbureau sluit het arbeidscontract, voert de salarisadministratie uit en draagt alle werkgeversverplichtingen.
Dit onderscheid is vastgelegd in de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), die payrolling juridisch heeft gedefinieerd en afgebakend. De opdrachtgever bepaalt wat de medewerker doet en hoe het werk eruitziet, maar het payrollbureau is verantwoordelijk voor alles wat met het werkgeverschap samenhangt: contracten, loon, pensioen en verzuim.
Praktisch betekent dit dat de medewerker bij het payrollbureau in dienst is, ook al werkt hij of zij fulltime op jouw locatie. Jij geeft leiding, het payrollbureau regelt de rest.
Wat zijn de ziektekosten van een payrollmedewerker?
De ziektekosten van een payrollmedewerker bestaan uit de loondoorbetaling tijdens ziekte, de kosten voor re-integratietrajecten en eventuele arbodienstverlening. In Nederland ben je als werkgever verplicht minimaal 70% van het loon door te betalen gedurende maximaal twee jaar ziekte.
Naast het loon zelf zijn er bijkomende kosten: de inzet van een bedrijfsarts of arbodienst, re-integratieactiviteiten zoals begeleiding naar ander werk, en in sommige gevallen een WIA-boete als re-integratie onvoldoende is uitgevoerd. Deze kosten kunnen bij langdurig verzuim flink oplopen.
Voor een werkgever met personeel in eigen dienst zijn dit directe bedrijfskosten. Bij payrolling vallen al deze kosten onder de verantwoordelijkheid van het payrollbureau, dat hiervoor een verzuimverzekering of eigenrisicodragerschap heeft geregeld.
Wie betaalt het loon bij ziekte van een payrollmedewerker?
Het payrollbureau betaalt het loon bij ziekte van een payrollmedewerker. Als juridisch werkgever is het payrollbureau wettelijk verplicht het loon door te betalen, ook als de medewerker ziek is. De opdrachtgever hoeft dit niet zelf te financieren of te regelen.
Het payrollbureau dekt dit risico doorgaans via een verzuimverzekering of is eigenrisicodrager voor de Ziektewet. Hoe het payrollbureau dit intern financiert, is voor de opdrachtgever niet relevant: de loondoorbetalingsverplichting ligt volledig buiten jouw verantwoordelijkheid.
Dit is een wezenlijk verschil met personeel in eigen dienst. Zodra een eigen medewerker ziek wordt, ben jij als werkgever direct verantwoordelijk voor de loonkosten, de re-integratie en de communicatie met de arbodienst. Bij payrolling neem je die verplichting niet over.
Hoe worden ziektekosten verrekend tussen opdrachtgever en payrollbureau?
De ziektekosten worden niet apart verrekend met de opdrachtgever. De kosten voor ziekteverzuim zijn verdisconteerd in het tarief dat het payrollbureau in rekening brengt. De opdrachtgever betaalt een all-in tarief per gewerkt uur of per periode, en het payrollbureau draagt daarbinnen alle risico’s.
Dit betekent dat je als opdrachtgever geen aparte factuur ontvangt als een medewerker ziek wordt. Je betaalt geen loon door aan het payrollbureau voor de uren dat de medewerker niet werkt, tenzij dit contractueel anders is afgesproken. De exacte afspraken staan in de overeenkomst tussen opdrachtgever en payrollbureau.
Sommige payrollbureaus hanteren een model waarbij je voor de ziekteperiode geen of een lager tarief betaalt, omdat er geen productieve uren worden geleverd. Andere bureaus werken met een vaste maandvergoeding. Lees de overeenkomst goed door om precies te weten wat er in jouw situatie geldt.
Wat zijn de voordelen van payrolling bij ziekte ten opzichte van eigen dienst?
De grootste voordelen zijn geen loondoorbetalingsverplichting, geen re-integratieverplichting en geen risico op WIA-boetes. Het payrollbureau draagt alle werkgeversrisico’s bij ziekte, terwijl jij gewoon de dagelijkse leiding over je medewerker houdt.
- Geen financieel risico bij langdurig verzuim: het payrollbureau betaalt het loon door, niet jij.
- Geen re-integratieplicht: de wettelijke re-integratieverplichting ligt bij het payrollbureau als juridisch werkgever.
- Geen arbodienst nodig: het payrollbureau regelt de bedrijfsarts en begeleiding.
- Geen WIA-boeterisico: als re-integratie niet goed verloopt, is dat de verantwoordelijkheid van het payrollbureau.
- Lagere administratieve lasten: ziekmeldingen, verzuimregistratie en communicatie met de arbodienst verlopen via het payrollbureau.
Voor mkb-ondernemers is dit bijzonder waardevol. Een langdurig zieke medewerker in eigen dienst kan een bedrijf financieel zwaar belasten. Via payrolling is dat risico structureel afgedekt.
Wat moet een opdrachtgever doen als een payrollmedewerker ziek wordt?
Als opdrachtgever meld je de ziekte zo snel mogelijk bij het payrollbureau. Dat is jouw voornaamste taak. Het payrollbureau neemt vanaf dat moment de regie over: zij melden de ziekte bij de arbodienst, bewaken de verzuimtermijnen en sturen het re-integratieproces aan.
- Meld de ziekte direct bij het payrollbureau, bij voorkeur op de eerste ziektedag.
- Houd contact met de medewerker op een menselijk niveau, maar bemoei je niet met de medische begeleiding.
- Volg de aanwijzingen van het payrollbureau op als zij vragen om informatie over de werksituatie of mogelijke re-integratie op de werkplek.
- Bied indien mogelijk aangepast werk aan, als het payrollbureau of de arbodienst dit adviseert in het kader van re-integratie.
Je hoeft geen eigen bedrijfsarts in te schakelen, geen verzuimdossier bij te houden en geen re-integratieplan op te stellen. Dat doet het payrollbureau. Jouw rol beperkt zich tot het doorgeven van de ziekmelding en het meewerken aan re-integratie als dat aan de orde is.
Hoe Payroll-Online.nl helpt bij ziekteverzuim van payrollmedewerkers
Wij nemen als juridisch werkgever alle risico’s rondom ziekteverzuim volledig over. Dat betekent dat jij je geen zorgen hoeft te maken over loondoorbetaling, re-integratieverplichtingen of communicatie met de arbodienst. Concreet regelen wij:
- Volledige loondoorbetaling bij ziekte, zonder extra kosten voor jou
- Verzuimbegeleiding en contact met de arbodienst
- Re-integratieregie conform de Wet verbetering poortwachter
- Realtime inzicht in je personeelsadministratie via de E-uur App
- Compliance met alle wet- en regelgeving, inclusief de WAB
Als NBBU-aangesloten, NEN-4400-, SNA- en VCA-gecertificeerde payrollspecialist garanderen wij dat alles correct en volgens de geldende normen verloopt. Wil je weten wat payrolling voor jouw situatie betekent? Vraag een vrijblijvende offerte aan en ontdek hoe wij jouw personeelszaken zorgeloos regelen.
Veelgestelde vragen
Kan ik als opdrachtgever invloed uitoefenen op het re-integratietraject van een zieke payrollmedewerker?
Je hebt geen formele verantwoordelijkheid in het re-integratietraject, maar je kunt wel een praktische rol spelen. Als het payrollbureau of de arbodienst adviseert om aangepast werk aan te bieden op jouw werkplek, is het verstandig hieraan mee te werken. Jouw input over de werksituatie en de mogelijkheden binnen jouw bedrijf is waardevol, maar de regie en de wettelijke verplichting liggen volledig bij het payrollbureau.
Wat gebeurt er als een payrollmedewerker na twee jaar ziekte nog steeds niet kan werken?
Na twee jaar ziekte beoordeelt het UWV of de medewerker in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Als juridisch werkgever is het payrollbureau verantwoordelijk voor een correct re-integratiedossier en draagt het de gevolgen als re-integratie onvoldoende is uitgevoerd, zoals een loonsanctie. Jij als opdrachtgever loopt dit risico niet. Het payrollbureau handelt de volledige WIA-procedure af.
Betaal ik als opdrachtgever nog steeds het tarief aan het payrollbureau tijdens de ziekte van mijn medewerker?
Dit hangt af van de afspraken in jouw overeenkomst met het payrollbureau. Sommige bureaus rekenen geen of een lager tarief tijdens de ziekteperiode omdat er geen productieve uren worden geleverd, terwijl andere bureaus met een vaste maandvergoeding werken. Lees de overeenkomst goed door en bespreek dit vooraf, zodat je precies weet wat de financiële afspraken zijn bij verzuim.
Wat is het verschil tussen payrolling en uitzendwerk als het gaat om ziekteverzuim?
Bij uitzendwerk geldt in de eerste fase (fase A/1-2) geen loondoorbetalingsverplichting: de uitzendkracht heeft een uitzendbeding waardoor het contract bij ziekte automatisch eindigt. Bij payrolling is dit uitzendbeding wettelijk uitgesloten sinds de WAB: de payrollmedewerker heeft recht op gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden en de loondoorbetalingsverplichting geldt altijd. Het payrollbureau draagt dit risico volledig, maar het beschermingsniveau voor de medewerker is daarmee hoger dan bij traditioneel uitzendwerk.
Kan ik een payrollmedewerker ontslaan als hij of zij langdurig ziek is?
Nee, tijdens de eerste twee jaar van ziekte geldt een ontslagverbod. Dit geldt voor het payrollbureau als juridisch werkgever, niet voor jou als opdrachtgever. Wil je de samenwerking beëindigen, dan doe je dat door de inleenovereenkomst met het payrollbureau op te zeggen, maar het payrollbureau blijft verantwoordelijk voor de zieke medewerker en diens loondoorbetaling. Bespreek de exacte opzegtermijnen en voorwaarden altijd vooraf met het payrollbureau.
Hoe snel moet ik een ziekmelding doorgeven aan het payrollbureau en wat zijn de gevolgen als ik dit te laat doe?
Je meldt ziekte bij voorkeur op de eerste ziektedag, of uiterlijk binnen de termijn die in jouw overeenkomst staat. Een late ziekmelding kan de verzuimbegeleiding vertragen en in het slechtste geval leiden tot complicaties in het re-integratietraject. Hoewel de juridische verantwoordelijkheid bij het payrollbureau ligt, ben jij als opdrachtgever de schakel die de ziekmelding initieert — een snelle melding is dus in ieders belang.
Is payrolling ook voordelig voor bedrijven met een laag ziekteverzuim, of alleen bij hoog verzuim?
Payrolling biedt ook bij laag verzuim voordelen, omdat je structureel geen werkgeversrisico's draagt en geen arbodienst hoeft in te schakelen. De administratieve ontzorging, de zekerheid van correcte loonbetaling en de naleving van wet- en regelgeving zoals de WAB leveren altijd waarde op, ongeacht het verzuimpercentage. Bovendien weet je als ondernemer nooit wanneer een medewerker langdurig uitvalt — payrolling dekt dat risico proactief af.
