Ziekteverzuim is voor elke werkgever een realiteit waarmee je vroeg of laat te maken krijgt. Maar weet je ook hoe je ziekteverzuim in de loonadministratie correct verwerkt? Een fout in de verzuimregistratie of een gemiste termijn kan leiden tot boetes, naheffingen of problemen bij een UWV-controle. In dit stappenplan lees je precies wat je moet doen, van de eerste ziekmelding tot de administratieve afronding na herstel. Wil je eerst een overzicht van onze dienstverlening? Bekijk dan onze diensten.
Ziekmelding direct en correct registreren
Registreer de ziekmelding op de eerste ziektedag zelf. Hoe sneller je dit doet, hoe beter je voldoet aan de wettelijke verplichtingen en hoe nauwkeuriger je verzuimadministratie is. Een late of onvolledige registratie maakt het achteraf lastig om de juiste loondoorbetaling te berekenen en de vereiste meldingen tijdig te doen.
- Noteer de exacte datum van de eerste ziektedag in je personeels- of verzuimsysteem.
- Leg vast wie de melding heeft gedaan en via welk kanaal (telefoon, e-mail of app).
- Koppel de ziekmelding direct aan het dossier van de betreffende werknemer.
- Geef de werknemer duidelijkheid over wat je van hem of haar verwacht, zoals bereikbaarheid en het bijwonen van een eventueel gesprek.
Na deze stap heb je een gedateerde, herleidbare registratie die als startpunt dient voor alle vervolgstappen. Controleer of de melding zichtbaar is in zowel je HR-systeem als je salarisadministratie, zodat beide systemen gesynchroniseerd zijn.
Loondoorbetaling bij ziekte berekenen
In Nederland ben je als werkgever verplicht om bij ziekte het loon door te betalen. De wettelijke minimumregel schrijft voor dat je gedurende de eerste twee ziektejaren minimaal 70% van het loon doorbetaalt, met in het eerste jaar een minimum van het wettelijk minimumloon. Veel cao’s stellen echter hogere percentages verplicht, dus controleer altijd de toepasselijke cao.
- Bepaal het geldende dagloon of uurloon van de werknemer op basis van het contract.
- Raadpleeg de toepasselijke cao of arbeidsovereenkomst voor het exacte doorbetaalpercentage.
- Bereken het te betalen bedrag over de gewerkte en niet-gewerkte uren in de ziekteperiode.
- Houd rekening met een eventuele wachtdag als dit contractueel of via de cao is overeengekomen.
Controleer na de berekening of het bedrag klopt door het af te zetten tegen het normale brutoloon. Let ook op vaste toeslagen of onregelmatigheidstoeslagen die al dan niet doorbetaald moeten worden. Dit verschilt per cao en arbeidsovereenkomst.
Ziekteperiode verwerken in de salarisadministratie
Verwerk de ziekte in de salarisadministratie voor de lopende loonperiode. Dit betekent dat je de uren of dagen waarop de werknemer ziek was, anders codeert dan normale werkuren. Zo blijft je loonadministratie correct en kun je bij een controle altijd aantonen wat er is uitbetaald en op welke grondslag.
- Pas de urenregistratie aan door ziektedagen als “ziek” te coderen in plaats van als gewerkte uren.
- Voer het berekende ziektedagloon in op de juiste looncomponent in je salarissoftware.
- Controleer of de loonheffingen correct worden berekend over het ziektebedrag.
- Verwerk eventuele vakantiedagenopbouw, want bij ziekte blijft de wettelijke vakantiedagenopbouw doorlopen.
Na de verwerking genereer je de loonstrook en controleer je of alle bedragen overeenkomen met je berekening uit de vorige stap. Bewaar alle documenten rondom de ziekmelding en de loonverwerking in het personeelsdossier. Dit is niet alleen handig voor interne controle, maar ook verplicht bij een eventuele audit.
Verplichte meldingen en termijnen bewaken
Bij ziekte gelden strikte wettelijke termijnen. Mis je deze, dan riskeer je dat je een loonsanctie of boete opgelegd krijgt. Zet de belangrijkste termijnen direct na de ziekmelding in je agenda of verzuimsysteem.
- Dag 1: Ziekmelding intern registreren.
- Week 6: Probleemanalyse opstellen samen met de bedrijfsarts of arbodienst.
- Week 8: Plan van Aanpak opstellen samen met de werknemer.
- Week 42: Ziekmelding bij het UWV indienen (de zogenaamde 42-wekenmelding).
- Maand 20: Re-integratiedossier gereed voor de WIA-aanvraag.
- Week 91: Einde loondoorbetalingsplicht (tenzij er een loonsanctie geldt).
Stel voor elke termijn een herinnering in. Zorg ook dat je contact houdt met de bedrijfsarts of arbodienst, want hun adviezen zijn leidend voor het re-integratietraject en daarmee ook voor de vraag hoeveel loon je moet doorbetalen. Een gemiste 42-wekenmelding bij het UWV leidt direct tot een boete, dus dit is een termijn die je absoluut niet wilt missen.
Herstelmelding en hervatting administratief afronden
Wanneer de werknemer hersteld is, sluit je de ziekteperiode administratief correct af. Dit klinkt eenvoudig, maar ook hier zijn er stappen die je niet mag overslaan om je dossier kloppend te houden.
- Registreer de hersteldatum in je verzuimsysteem op de dag dat de werknemer zich beter meldt.
- Pas de urenregistratie aan zodat de werknemer vanaf de hersteldatum weer als “actief” staat geregistreerd.
- Verwerk de hervatting in de lopende loonperiode, zodat het normale loon weer wordt uitbetaald.
- Controleer of het verzuimdossier volledig is, inclusief alle correspondentie met de bedrijfsarts en het plan van aanpak.
- Meld het herstel ook bij de arbodienst en bewaar de bevestiging in het personeelsdossier.
Na de herstelmelding is het verstandig om te evalueren of het verzuimproces goed is verlopen. Waren alle termijnen bewaakt? Zijn de loonbetalingen correct geweest? Gebruik deze evaluatie om je interne processen te verbeteren, zodat je bij een volgend geval nog sneller en soepeler kunt handelen.
Hoe Payroll-Online.nl helpt met ziekteverzuim in de loonadministratie
Ziekteverzuim correct verwerken in de loonadministratie vraagt om kennis van wetgeving, nauwkeurige registratie en het bewaken van tal van termijnen. Dat is tijdrovend en foutgevoelig, zeker als je het naast je dagelijkse werkzaamheden moet doen. Wij nemen deze last volledig van je over. Als je kiest voor onze payrolloplossing, zorgen wij voor:
- Correcte en tijdige registratie van ziekmeldingen en hersteldata.
- Nauwkeurige berekening van de loondoorbetaling bij ziekte conform de wet en toepasselijke cao.
- Bewaking van alle wettelijke termijnen, inclusief de 42-wekenmelding bij het UWV.
- Volledige verwerking in de salarisadministratie, inclusief loonstroken en rapportages.
- Realtime inzicht via de E-uur App, zodat je altijd weet waar je staat.
Zo houd jij de dagelijkse leiding over je medewerkers, terwijl wij zorgen dat de administratie klopt en je aan alle verplichtingen voldoet. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Vraag een offerte aan en ontdek hoe wij jouw personeelszaken eenvoudig, voordelig en risicovrij regelen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik de 42-wekenmelding bij het UWV te laat indien?
Als je de 42-wekenmelding niet op tijd doet, legt het UWV een boete op. Deze boete bedraagt doorgaans een percentage van het dagloon van de werknemer en kan flink oplopen. Zorg er daarom voor dat je direct na de ziekmelding een herinnering instelt op week 42, zodat je deze termijn nooit mist.
Moet ik ook loon doorbetalen als een werknemer ziek wordt door eigen schuld of roekeloos gedrag?
In principe blijft de loondoorbetalingsplicht ook gelden als een werknemer door eigen toedoen ziek is geworden, tenzij er sprake is van opzet. Je kunt als werkgever het loon alleen weigeren of korten als je kunt aantonen dat de werknemer de ziekte bewust heeft veroorzaakt, wat juridisch een hoge drempel is. Raadpleeg bij twijfel altijd een juridisch adviseur of je arbodienst voordat je actie onderneemt.
Hoe ga ik om met gedeeltelijke werkhervatting in de salarisadministratie?
Bij gedeeltelijke werkhervatting registreer je de uren die de werknemer daadwerkelijk werkt als 'gewerkt' en de resterende uren als 'ziek'. Over de gewerkte uren betaal je het normale loon uit, over de zieke uren het van toepassing zijnde ziektedagloonpercentage. Zorg dat je salarissoftware beide componenten apart kan verwerken, zodat de loonstrook transparant en controleerbaar blijft.
Wat moet ik doen als een werknemer zich tijdens de ziekteperiode opnieuw ziek meldt na een korte herstelperiode?
Als een werknemer binnen vier weken na herstel opnieuw ziek wordt met dezelfde klachten, wordt dit wettelijk gezien als een voortzetting van de oorspronkelijke ziekteperiode. Dit betekent dat de eerder verstreken ziektedagen meetellen en de loondoorbetalingstermijn van twee jaar niet opnieuw begint te lopen. Registreer de hernieuwde ziekmelding zorgvuldig en noteer of de klachten overeenkomen met de eerdere ziekteperiode, zodat je dit bij een UWV-controle kunt aantonen.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij het verwerken van ziekteverzuim in de loonadministratie?
De meest voorkomende fouten zijn: het te laat registreren van de eerste ziektedag, het vergeten van de 42-wekenmelding bij het UWV, het niet raadplegen van de toepasselijke cao voor het juiste doorbetaalpercentage, en het onvolledig bijhouden van het verzuimdossier. Ook wordt de vakantiedagenopbouw tijdens ziekte regelmatig over het hoofd gezien. Door direct bij de ziekmelding een checklist te doorlopen, voorkom je de meeste van deze fouten.
Bouw een zieke werknemer nog vakantiedagen op, en moet ik dat ook in de administratie verwerken?
Ja, tijdens ziekte loopt de wettelijke vakantiedagenopbouw gewoon door. Dit geldt voor de wettelijke vakantiedagen; voor bovenwettelijke vakantiedagen kan in de cao of arbeidsovereenkomst een afwijkende regeling zijn opgenomen. Zorg dat je salarissoftware de vakantiedagenopbouw ook tijdens ziekteperioden correct bijhoudt, zodat je bij herstel of uitdiensttreding het juiste saldo kunt uitkeren.
Hoe lang moet ik de documenten rondom ziekteverzuim bewaren?
De meeste documenten in het personeelsdossier, waaronder ziekmeldingen, correspondentie met de bedrijfsarts en het plan van aanpak, dien je minimaal twee jaar na uitdiensttreding te bewaren. Loonadministratieve gegevens, zoals loonstroken en berekeningen, vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Bewaar documenten bij voorkeur digitaal en beveiligd, zodat je ze snel kunt raadplegen bij een UWV-controle of audit.
